ný systém je mačkou vo vreci, naviac veľmi drahý, a starý systém, aj keď zlý, ako-tak ešte funguje. A tak sa čaká do posledného okamihu, až kým sa celkom prestanú zvládať bežné činnosti závislé od starého systému.
Automatizácia firemných procesov, prehľadné uchovávanie finančných údajov či efektívne a pružné vyhodnocovanie hospodárskej činnosti je dnes nezvratnou potrebou. Systémy ERP zabezpečujú nielen tieto požiadavky, ale umožňujú aj zníženie manuálnych činností, a tým aj nákladov na pracovnú silu. Predstavujú tiež technológiu, ktorej zavedenie môže zohrať zásadnú úlohu pri vylepšení postavenia spoločnosti na trhu. Avšak hľadanie a zavedenie nového systému je pre väčšinu malých a stredných firiem komplikovanou, nejasnou a ťažko definovateľnou úlohou. Ako ju teda riešiť a aké pravidlá pritom dodržiavať?
1. Nepodľahnite tlaku okolností a nerobte unáhlené rozhodnutia. Zakúpenie nového systému nezaručuje automatické vyriešenie všetkých vašich problémov. Ani systém, ktorý perfektne funguje u vašej konkurencie, nie je zárukou, že je rovnako vhodný aj pre vás. Hľadaniu a rozhodovaniu preto venujte dostatok času.
2. Schopnosť formulovať správne požiadavky na nový systém má zásadný význam. Pred samotným výberom dodávateľa a systému preto venujte dostatok času analýze firemných procesov a odhadu vhodnosti dostupných systémov pre vaše podmienky.
3. Voľba správneho dodávateľa systému má zásadný význam. Aj veľmi dobrý a vhodne vybratý systém môže byť zavedený tak nešťastne, že vám spôsobí viac starostí ako úžitku.. Preto sa orientujte na spoločnosti, ktoré sa nielen oháňajú znalosťami a technológiou, ale ktorých renomé a vlastná organizačná kultúra je na vysokej úrovni.
4. Vyvarujte sa prostého prenesenia existujúcich procesov do nového systému. Zabránite tak nielen prenosu procesov nevhodných pre budúce podmienky, ale aj chýb, ktoré starý systém obsahuje. Hľadajte takého dodávateľa, ktorý je okrem implementovania systému zároveň schopný a kompetentný navrhnúť nové riešenie vašich procesov a štruktúry.
5. Ak ste sa už rozhodli pre dodávateľa, dohodnite sa s ním na sérii pracovných stretnutí, kde sa definujú požiadavky vás ako budúcich používateľov. Cieľom týchto stretnutí nech je vypracovanie štúdie budúceho riešenia. Vhodné je prizvanie nezávislého experta, ktorý sa môže podieľať na vypracovaní štúdie. Tento postup vám najlepšie pomôže ujasniť si, čo sa dá od zavedenia systému očakávať.
6. Veľmi dôležitá je taktiež vaša schopnosť aktívne sa zapojiť do procesu zavádzania systému a poskytnutie kvalifikovaných informácií o fungovaní spoločnosti. Preto je potrebné vytvoriť projektový tím.
7. Projektový tím má mať svojho vedúceho a členov ovládajúcich jednotlivé činnosti v spoločnosti. Kľúčovou postavou v tíme je finančný riaditeľ alebo jeho zástupca. Treba mu zabezpečiť silnú pozíciu pri rozhodovaní tak u jeho nadriadených, ako aj podriadených.
8. Treba sa pripraviť na zásadnú zmenu procesov a štruktúry, na ktoré ste vo firme zvyknutí. Vaša ochota a pripravenosť prispôsobiť sa týmto zmenám a zvládnuť počiatočné komplikácie má taktiež nezanedbateľný vplyv na úspech zavedenia systému.
Implementácia systému ERP často prináša potrebu organizačných aj procesných zmien v spoločnosti. Tento fakt však treba vnímať pozitívne. Nejde o to, že sa spoločnosť musí prispôsobiť systému, ale o to, že ponúkané nové riešenia jasne zviditeľnia potrebu zefektívniť existujúce pracovné postupy. Pri zostavovaní nových riešení je preto dobré oslobodiť sa od väzieb na existujúce postupy a snažiť sa nájsť nový efektívnejší spôsob vedúci k lepším výsledkom.
Úlohou dodávateľa systému je pochopiť pravidlá fungovania spoločnosti a ponúknuť varianty riešenia. Mal by sa vyvarovať rozšírenej tendencie pripraviť systém tak, aby kládol malé nároky na používateľa. Taký systém môže totiž nadobudnúť charakter čiernej skrinky, do ktorej sa hádžu údaje, iné z nej vypadávajú a nik nevie, čo sa vlastne deje vo vnútri. Riešenie by teda malo byť prehľadné, pochopiteľné a otvorené vzhľadom na možné budúce zmeny.
Je zjavné, že úskalí pri zavádzaní systému je mnoho. Ak ste však dobre pripravení, vaše očakávania primerané, váš dodávateľ spoľahlivý a skúsený, určite ich prekonáte.
Ing. Pavol Papulák, konzultant exe, spol. s r.o.
