Preto, aby sme zlepšili organizáciu svojho času bez ohľadu na to, či pracovného, alebo súkromného, je v prvom rade potrebné vedieť, kam naše úsilie smeruje. Je dobré stanoviť si ciele a podľa nich plánovať. Platí tiež dobré pravidlo. Neplánujte si cieľ, ktorý sa nedá vykonať alebo dosiahnuť. V tomto môže pomôcť systematické a disciplinované plánovanie a riadenie svojho času, tzv. time manažment. Podstatou time manažmentu je získať viac času na dôležité záležitosti v práci a tiež v súkromnom živote. Prostredníctvom systematického časového plánu je možné denne ušetriť pomerne dosť času.
Urobte si zoznam vašich osobných a pracovných úloh. Potom si zoberte každý z nich a naplánujte, ktoré aktivity a kedy musíte urobiť pre jeho realizáciu. Ak máte jasné ciele, môžete zhodnotiť, ktoré činnosti sú nutné pre ich dosiahnutie, a tým sa venovať, a ktoré s ich plnením nesúvisia, a tie potom odbúrať.
Tipy, ako úspešne bojovať so zlodejmi času:
1. Nenechajte sa zavaliť zbytočnou prácou
Obvyklou súčasťou pracovného dňa je množstvo drobných povinností, ktoré nás vyrušujú pri plnení dôležitých úloh - list, ktorý vám niekto položil na stôl, je nutné skontrolovať a poslať, niekto potrebuje poradiť s úlohou , ktorá sa vás netýka, potrebujeme vypočuť, čo sa stalo včera na porade, vybaviť niekoľko nedôležitých telefonátov, ktoré znesú odklad, a pod. Čo s týmito maličkosťami? Urobte si ich zoznam a vybavujte ich všetky naraz. Vybavte ich v čase, keď ste unavení, kedy nemáte dostatok energie na dôležitejšiu prácu, napríklad pred poludňajšou prestávkou, na konci pracovnej doby, pri čakaní na stretnutie alebo telefonát, keď už nemá zmysel začínať niečo nové. A takisto zahoďte do koša všetko, čo sa dá. Bez veľkého premýšľania.
2. Nenechajte sa rušiť
Viete o tom, že až za tri až päť minút po vyrušení sa môžete opäť plne sústrediť na činnosť, z ktorej vás niekto vyrušil? Čas, ktorý stratíte prepínaním pozornosti z jednej veci na druhú, je totiž podstatne dlhší než doba vzniknutá iba jednoduchým súčtom minút, ktorý ste strávili vybavovaním záležitostí, s ktorými vás vyrušili. Počíta sa do toho aj doba, počas ktorej sa znovu sústreďujete na dôležitú prácu. Ak sa hromadia rušivé vplyvy, hovoríme o tzv. lavínovom efekte, s ktorými naša schopnosť sústredenia a efektivita práce prudko klesá. Pomôcť vám môže jednoduchý trik – nedáte sa vyrušovať. Napríklad prepnete telefón na záznamník v čase, kedy pracujete na dôležitej úlohe. Keď si budete chcieť urobiť prestávku, vypočujete si odkazy a potom ich podľa dôležitosti vybavíte. Vybavujte telefonáty hromadne, požiadajte kolegov, nech sa na vás obracajú v stanovenú dobu. Pokiaľ môžete, zatvorte dvere svojej kancelárie, nebude vás rušiť dianie na chodbe. Niektorých ľudí odradíte od vstupu, predovšetkým tých, ktorí nič nepotrebujú a chcú sa len tak porozprávať.
3. Doprajte si dobrý štart do pracovného dňa
Je dobré vstať ráno o niečo skôr a dopriať si pokojné ráno s raňajkami alebo aspoň s kávou, sprchou či rozcvičením. Upravení a bez stresu sa vyberte do práce a začnite pracovný deň efektívnejšie. Doprajte si aspoň minimálnu dobu spánku. To si vyžaduje realistické plánovanie úloh pre daný deň, aby ste nemuseli pracovať dlho do noci. Pokiaľ je to nutné, snažte sa, aby to neboli dva dni za sebou, kedy pôjdete spať pomerne neskoro.
4. Skoncujte s vyčkávaním
Držte sa príslovia „Čo môžeš urobiť dnes, neodkladaj na zajtra“. Medzi tradičné dôsledky takéhoto otáľania patria zlé výsledky, kumulácia úloh v dobe, kedy to človek najmenej potrebuje a tiež zvýšenie hladiny stresu. Ak nepracujete na ničom dôležitejšom, žiadne úlohy neodkladajte. Telefonáty, odkazy a listy vybavujte v ten istý deň.
5. Koordinujte svoj časový rozvrh s ostatnými
Urobte si plán činnosti na pracovný týždeň a potom ho oznámte svojim kolegom, predovšetkým tým, s ktorými potrebujete byť v kontakte.
6. Používajte efektívny plánovací systém
Obstarajte si diár, ktorý vám bude vyhovovať svojom veľkosťou, členením, prípadne aj grafickou úpravou, ktorá bude pre vás čo najprehľadnejšia. Nekupujte si príliš komplikovaný plánovač. Existuje päť dôležitých pravidiel efektívneho používania diárov a záznamníkov: Používajte len jeden diár. Snažte sa, aby záznamy boli čo najprehľadnejšie. Napríklad pomocou zvýrazňovačov označte zvlášť stretnutia, inou farbou zasa telefonáty či správy. Denné plány si vždy robte najneskôr deň dopredu a ráno si ich znovu prečítajte. Všetko si píšte do diára. Nespoliehajte sa na voľné kúsky papiera, ktoré mate poruke. Aspoň polovicu času si nechajte voľnú na aktuálne úlohy.
7. Naučte sa pracovať s papiermi
Možno vás to prekvapí, ale priemerne 50 % pracovnej doby strávime vybavovaním najrôznejších papierov, každý deň strávime asi 45 minút hľadaním nejakých papierov, to znamená, že bežný človek na to celkovo spotrebuje dva a pol roka života. V priemere päťkrát denne nás z práce vyruší kus papiera na našom stole. Čo teda s papiermi? Treba si všetko zapisovať do diára, vyhnete sa tak záplave rôznych lístkov povaľujúcich sa na vašom stole. Zbavte svoje okolie nepotrebných papierov. Vyhadzujte alebo archivujte reklamné letáky. Nepíšte na použité papiere z druhej strany. Strávite totiž veľa času zisťovaním, ktorá strana je aktuálna a ktorá nie.
Každý list papieru vezmite do ruky len raz. Ak sa na vašom stole objaví, urobte s ním jednu z nasledujúcich veci - vybavte ho ihneď bez zbytočného otáľania, dajte ho niekomu inému na vybavenie, založte ho tam, kam patrí, aby ste ho tam po čase našli. Ak sa k nemu treba vrátiť, poznačte si to do diára alebo ten papier vyhoďte do koša. Na vašom pracovnom stole by sa mali nachádzať len papiere, ktoré sa týkajú problému, na ktorom pracujete.
8. Snažte sa o zefektívnenie porád, schôdzok a rozhovorov s kolegami
Najväčším zlodejom času je neproduktívna komunikácia, či už na poradách, alebo len tak s kolegami. Je potrebné komunikovať s členmi pracovného tímu, ale zamyslite sa nad každým rozhovorom, čo priniesol, ako pomohol vašej práci a či ste si pri ňom aspoň odpočinuli. Pokiaľ vás rozhovor rozladil, bol „od veci“, v budúcnosti sa takejto konverzácii vyhnite alebo ju aspoň skráťte.
9. Plánujte si prestávky a pracovnú dobu
Pracovať bez prestávky, jesť nad počítačom a tráviť dlhé hodiny po pracovnej dobe v kancelárii sa stáva módou. Výskumy však hovoria, že dĺžka pracovného času a množstvo vykonanej práce ani jej kvalita nekorelujú tak výrazne, ako by sa zdalo. Ľudia, ktorí v práci trávia najviac času, nie sú vždy tí najvýkonnejší.
10. Ak si nosíte prácu domov na víkend, nenechávajte si ju na nedeľu večer
Pri predstave práce, ktorú musíte urobiť, strávite víkend nekvalitným odpočinkom. Nebudete môcť úplne relaxovať. Prežite príjemný nedeľný večer a nazbierajte si sily pre nasledujúci týždeň, budete to potrebovať.
