Učiť sa z vlastného správania a konania pre budúcnosť, to je cesta k učiacemu sa tímu. Napokon, spätná väzba môže byť dobrou učebnou pomôckou.

Spätná väzba znamená, že sa obzrieme za uplynulým pracovným procesom v tíme, že sa presne pozrieme, či sme dosiahli spoločný cieľ. Pretože tímová práca sama o sebe vždy znamená sociálne vzťahy, pri spätnej väzbe je treba uvažovať o dvoch aspektoch: jednak je to vecné posúdenie pracovného výsledku - dosiahnutie cieľa a jednak posúdenie tímového procesu, ktorý viedol k dosiahnutému výkonu.

Zatiaľ čo racionálne posudzovanie výsledku sa stretáva väčšinou s porozumením, v prípade analýzy dynamických skupinových procesov to vyzerá úplne inak. Hoci je známe, že proces trvalého rastu v tíme možno zaručiť len zlepšovaním tímového procesu, mnohé tímy a vedúci tímov proces spätnej väzby obchádzajú.

Popri viacerých racionálnych vysvetleniach a výhovorkách, ako je nedostatok času, chýbajúce povedomie tímu o potrebe niečoho takého, nedostatočná potreba pozerať sa po úspechu naspäť a podobne, je však problém inde. Akonáhle začína tím diskutovať o vlastnom procese, hodnotí používané pravidlá, postupy, interné kapacity na riešenie problému, medziľudské aspekty spolupráce, schopnosť riešiť konflikty. Navyše je to súčasťou tímovej práce a nevyhnutný predpoklad pre ďalší rozvoj tímu. Členovia tímu sa tak učia citlivejšie sa vysporiadať s vlastným spôsobom správania a so správaním sa ostatných v tíme. Spätná väzba má formu oznámenia ostatným, ako som vnímal, hodnotil a prežíval ich správanie v určitej situácii. Popritom sa spätná väzba vzťahuje vždy tiež na kvalitu vnímaného a prežívaného procesu ako celku.

Práca bez spätnej väzby je mŕtva práca. Jedine spätná väzba nám umožňuje rast, korigovať vlastné spôsoby správania, upevňovať to, čo sa osvedčilo, a utvárať budúce procesy elegantnejšie.

Ako správne používať spätnú väzbu

Na spätnú väzbu o vlastnom správaní od iných ľudí sme vlastne zvyknutí. Dochádza k nej väčšinou vo vzťahu rodič - dieťa alebo učiteľ - žiak. Zo skúseností tiež vieme, že spätná väzba býva aj zraňujúca.

Práve pokiaľ ide o chyby, zanedbanie a nepríjemnosti, pri spätnej väzbe často dochádza až k ostrým výmenám názorov, niekedy tiež dokonca k vyhrážkam fyzického ublíženia. Takáto spätná väzba zvyčajne nie je účinná, pretože sa chápe ako priamy útok na pocit sebaúcty a tým sa pôvodný zámer napraviť správanie míňa účinkom.

Aby spätná väzba mohla byť prijatá správne, mal by jej autor úplne striktne dodržiavať určité pravidlá. Z hľadiska skupinovej dynamiky sa osvedčili nasledujúce pravidlá - je potrebné ich vysvetliť a prebrať na porade tímu, aby procesy spätnej väzby boli vždy moderované vedúcim tímu alebo niektorým členom tímu.

· Overte si, či ten druhý teraz stojí o spätnú väzbu a či je schopný si ju vedome vypočuť a prijať.

· Popíšte len, čo konkrétne bolo možné pozorovať, a svoju vlastnú citovú reakciu na to (napríklad: „Nenechal si ma predniesť môj vlastný návrh, a to ma naštvalo.“).

· Nehodnoťte, neinterpretujte a neanalyzujte (napríklad: „Ty si tu dominantný!“ alebo „Vidím, že sa o tím málo zaujímaš.“).

· Hovorte vždy za svoju vlastnú osobu, nie „my“, „ono“ alebo „sa“.

· Spätná väzba sa musí dať obrátiť, tzn. že ten druhý môže to isté povedať mne.

· Spätná väzba má prebiehať krátko po situácii, ktorej sa týka. Nahromadená spätná väzba inak ľahko vedie k všeobecnému zúčtovaniu.

· Spätná väzba by mala brať ohľad na kapacitu toho druhého prijímať informácie. Dlhá, únavná a príliš podrobná spätná väzba nedosiahne zamýšľaný účinok sprostredkovať príjemcovi základnú orientáciu.

To sú najdôležitejšie pravidlá pre odovzdanie spätnej väzby v tíme. Kto svoju spätnú väzbu takto utvára, mohol by mať celkom dobré šance, že bude prijatá. Napriek tomu je dobré ujasniť aj pre príjemcov spätnej väzby v tíme niekoľko základných pravidiel.

Pri prijímaní spätnej väzby je potrebné mať na pamäti tieto aspekty:

· Príjemca napäto počúva, pozorne vníma.

· Príjemca nič nenamieta, nepokúša sa niečo vysvetľovať alebo sa obhajovať.

· Pri nejasných výpovediach môže príjemca klásť otázky (nemal by však hrať nechápavého).

· Poproste o spätnú väzbu, pokiaľ chcete získať konkrétne informácie o svojom správaní.

Ak prebieha spätná väzba v tíme podľa týchto základných pravidiel, potom je prínosom pre vyjasňovanie vzťahov medzi členmi tímu a okrem toho slúži na udržovanie tímu v emocionálnej rovnováhe.

Otázkou samozrejme je, ako často spätnú väzbu v tíme uskutočňovať. Neexistujú tu žiadne pevné pravidlá, len niektoré na základe skúseností stanovené štandardné situácie, kedy má skutočne zmysel.

Predovšetkým sa odporúča zaraďovať spätnú väzbu častejšie v počiatočnej fáze tímu. Prispieva to k otvorenosti a napĺňa sa tak funkcia spätnej väzby pre tímovú kultúru. Vedúcim tímov, ktorí spätnú väzbu na prvých poradách potláčajú, sa to vráti najneskôr vo fáze konfliktu aj s úrokmi.

Ďalšia situácia, ktorá nutne vyžaduje spätnú väzbu, nastáva vtedy, keď v samotnom pracovnom procese dochádza k napätiu a konfliktom. Podrobná spätná väzba sa naliehavo odporúča na konci pracovného procesu, projektu. Tomuto celkovému prehľadu by mala byť venovaná zvláštna porada tímu. Šance zmarené tím, že to neurobíme, sú z hľadiska motivačno-psychologického, skupinovo dynamického a z hľadiska ekonomického nenahraditeľné. Niečo dorobiť a zakončiť, a nie sa s pocitom niečoho nevybaveného púšťať do ďalších vecí - to je v bežnom živote tímov však ešte skôr výnimkou ako pravidlom.

Vedúci tímu je ako moderátor a kouč zodpovedný za iniciovanie procesov spätnej väzby. Do vzdelávania vedúcich tímov je preto potrebné zapracovávať zodpovedajúce cvičenia na proces spätnej väzby.

Nasledujúce štyri nástroje spätnej väzby sú základným vybavením vedúcich tímov pri iniciovaní procesov spätnej väzby. Ktorý postup sa využije v konkrétnom prípade, je treba rozhodnúť podľa situácie.

Momentka

Pri momentke dostane každý člen tímu príležitosť ústnou formou stručne a úsporne oznámiť, čo sa v ňom práve odohráva. Môže to byť pocit, želanie alebo reakcia na ostatných v tíme.

Momentka je mnohostranne použiteľná, napríklad ak ide o vyjasnenie nálad, ak sa vyskytuje napätie, ak sa v tíme udialo niečo dôležité alebo keď majú byť na konci tímovej práce vyjadrené osobné pocity. Pojem „momentka“ napovedá, že ide o zachytenie momentálnej situácie. Dlhé vyjadrovanie názorov alebo monológy nie sú žiaduce. Každá spätná väzba by mala byť vyjadrená pokiaľ možno jednou vetou.

Otázka za jeden bod

Otázka za jeden bod je najkratšou formou neverbálnej spätnej väzby v tíme. Každý účastník dostane nalepovací bod, ktorý ako „svoju odpoveď“ nalepí na stupnicu na dopredu prichystaný plagát. Táto metóda je zvlášť vhodná pre vstupnú alebo zahrievaciu fázu tímovej práce. Je však možné účinne ju používať aj v priebehu pracovného procesu alebo v jeho závere. Obsahovo pritom ide o spätnú väzbu z hľadiska vecného a z hľadiska vzťahov.

Štruktúrovaný prehľad procesu

Ide o rozsiahle hodnotenie procesu moderované vedúcim tímu alebo iným členom tímu. Cieľom prehľadu procesu je získať poznatky o faktoroch podporujúcich proces a tých, ktoré procesu bránia, a o ich pozadí. Pritom je tiež potrebné pozrieť sa dopredu a spýtať sa, čo pre budúcu tímovú prácu treba bezpodmienečne zachovať alebo v každom prípade zlepšiť. Ide tu vlastne o náznak controllingu, pretože ide o zlepšovanie kvality predbežného riadenia procesu.

Formulár na hodnotenie tímu

Nástrojom spätnej väzby úplne iného druhu je formulár na hodnotenie tímu. Používa sa na meranie toho, ako sa prejavujú jednotlivé tímové dimenzie. Formulár sa vyplňuje anonymne a potom sa hodnotí. Výsledky sa potom predkladajú v tíme a nasleduje diskusia o tom, čo je treba v tíme urobiť pre zlepšenie procesov a spôsobu správania.