Občan má možnosť obrátiť sa na ombudsmana rôznymi spôsobmi: písomne (poštou, faxom, e-mailom, elektronickým formulárom dostupným na stránkach ombudsmana) alebo osobne formou zápisnice (na základe vopred dohodnutého termínu spísania zápisnice). Podnet možno doručiť i priamo do podateľne Kancelárie verejného ochrancu práv (pozri kontakt na tejto strane).
Z podnetu musí byť zrejmé, akej veci sa týka a čoho sa podávateľ podnetu domáha. I keď samotná činnosť ombudsmana nie je veľmi zviazaná formálnymi pravidlami, je vhodné, keď sa uvedie čo najviac možných relevantných údajov, ktoré súvisia s vaším podnetom. Tým sa zabráni zbytočnej korešpondencii a ušetria si čas obidve strany.
Podnet by mal vždy obsahovať :
- meno a priezvisko podávateľa podnetu,
- presný opis akej veci sa podnet týka (príklad - nekonanie okresného súdu vo veci žaloby)
- názov inštitúcie, resp. osoby, na ktorú sa podávateľ podnetu sťažuje (príklad - Okresný súd, Košice I)
- čoho sa podávateľ podnetu domáha, náprava pochybenia úradu (príklad - odstránenie súdnych prieťahov)
- kópie dokladov.
Ak podnet neobsahuje potrebné údaje alebo sa z poskytnutých údajov nedá presne zistiť, akej veci sa týka, podávateľa podnetu vyzvú, aby ich doplnil. Netreba sa obávať formálnych náležitostí, pretože ombudsman má zo zákona povinnosť poučiť podávateľa, ako treba doplnenie alebo spresnenie urobiť. Občan si teda musí zhromaždiť príslušné údaje, ktoré sa od neho vyžadujú. Bez toho má len malú šancu, že jeho podnet bude náležite prerokovaný.
Ak podávateľ podnet nedoplní, podnet sa odloží a nepokračuje sa v ďalšom vybavovaní. O týchto následkoch ombudsman písomne upovedomí podávateľa podnetu. Nový podnet v tej istej veci môže občan podať, len ak obsahuje nové skutočnosti.
Kedy sa podnet odloží?
Podnet na ombudsmana sa môže odložiť, ak:
- vec, ktorej sa podnet týka, prejednáva súd a nejde o prieťahy v súdnom konaní alebo už súd vo veci rozhodol,
- od opatrenia alebo udalosti, ktorých sa podnet týka, uplynul v deň doručenia podnetu čas dlhší ako tri roky,
- podnet je zjavne neopodstatnený,
- podnet je anonymný,
- ide o podnet vo veci, ktorú už verejný ochranca práv vybavil, a opakovaný podnet neobsahuje nové skutočnosti.
Ak sa vyšetrovaním vo veci podania podnetu zistí, že nie je preukázané porušenie základných práv a slobôd, podávateľa upovedomia oodložení podnetu.
Ak je výsledkom vybavenia podnetu preukázané porušenie základných práv a slobôd, ombudsman písomne upovedomí o výsledkoch vybavenia podnetu a o prijatých opatreniach podávateľa podnetu a osobu, ktorej práva boli porušené.
