Výraz »knowledge management« označuje snahu spracúvať vedomosti, ktoré sa v jednotlivých spoločnostiach nachádzajú vo forme znalostí pracovníkov, ich skúseností, získaných dát, informácií a pod., aby sa dali počas ďalšieho obdobia cielene a efektívne využívať. Pri jeho zavádzaní do praxe sa čoraz väčšmi hovorí o tom, že úspech v tejto oblasti nie je len otázkou technického riešenia, ale najmä ľudského faktora - spôsobu riadenia a celkového prístupu.
Cieľom manažmentu vedomostí je zachytenie, spracovanie, výmena a efektívne využívanie znalostí. Jeho zavedenie predo-všetkým v stredne veľkých a vo veľkých organizáciách so sebou prináša celý rad výhod. Neustálou výmenou informácií sa ustavične rozširuje „vedomostný kapitál“, pričom rast a skvalitňovanie jeho objemu je čoraz dôležitejšou konkurenčnou výhodou. Vďaka systematickému spracúvaniu a analyzovaniu relevantných informácií možno ľahšie identifikovať nové trendy ďalšieho rozvoja a rýchlejšie na ne reagovať. Na základe riadenia vedomostí sa možno dlhodobo vyhýbať chybám, pričom jednoduchšia je aj inovácia a vývoj nových a lepších produktov, služieb a iných ponúk pre zákazníkov. Pre jednotlivých pracovníkov je knowledge management dôležitý nielen z hľadiska efektivity ich práce, ale aj z hľadiska zvyšovania motivácie a lojality. Ich znalosti sú okrem tradičných vedomostí založené na praktických skúsenostiach a najmä schopnosti ich následného využitia. Treba si však uvedomiť, že pri manažmente vedomostí nejde len o čisté dáta, ale aj o vzťahy a procesy, ktoré medzi nimi existujú. A práve to je na ňom mimoriadne cenné: len ten, kto dokáže zhodnotiť svoje doterajšie skúsenosti, v budúcnosti rýchlejšie splní ďalšie požiadavky, vyrieši problémy a prijme správnejšie rozhodnutia. K riadeniu vedomostí patrí aj odhalenie toho, čo ešte nie je známe, a systematické dopĺňanie prípadných medzier.
Všetko je v ľuďoch
Kým časť informácií je zachytená v dokumentoch, vedomosti sú ukryté najmä v ľudských mysliach. Zachytiť ich a využívať je preto ťažšie ako v prípade čistých dát. Mnohé pokusy o knowledge management sa končia pri čo najširšom zozbieraní všetkých dostupných informácií. Rozhodujúcim kritériom úspechu však nie je ich zhromažďovanie, ale spracovanie a nekomplikované sprístupnenie príslušným pracovným skupinám alebo jednotlivcom. Zároveň je dôležité zabezpečiť, aby jednotlivé tímy navzájom spolupracovali a aby si vymieňali skúsenosti. Použitý systém by mal kopírovať dôležité pracovné procesy a mal by sa zavádzať v spolupráci so všetkými pracovníkmi, aby sa cítili jeho súčasťou a mohli aktívne prispievať k jeho efektívnemu využívaniu. Iba tak vznikne životaschopný a užívateľsky priateľský systém.
Predpoklady úspechy
Hoci základným stavebným kameňom riadenia vedomostí je vyhľadávanie a zhromažďovanie informácií a znalostí, prvým bodom pri jeho zavádzaní by nemal byť nákup finančne náročného hardvérového a softvérového vybavenia. Kto sa rozhodne pre tento postup, urobí druhý krok skôr ako prvý. Účinnejšie je začínať pri ľuďoch, ktorí budú tento systém využívať a profitovať z neho. Na úplnom začiatku však musia, pochopiteľne, stáť vedúci pracovníci a ostatné zodpovedné osoby. Jestvuje celý rad základných predpokladov, bez ktorých efektívny systém riadenia vedomostí nie je možné vybudovať. Medzi najdôležitejšie patrí:
* Otvorenosť a dôvera. Predpokladom otvorenosti je dôvera, ktorú majú jednotliví pracovníci k organizácii, vrcholovému manažmentu a kolegom. V ideálnom prípade je každý pracovník v každom okamihu pripravený podeliť sa so svojimi vedomosťami. V spoločnostiach, kde medzi zamestnancami vládne tvrdý konkurenčný boj, sú práve vedomosti a informácie jedným z hlavných prostriedkov slúžiacich na upevnenie vlastnej pozície. Zavedenie funkčného knowledge managementu predpokladá elimináciu tohto spôsobu myslenia.
* Pochvala a ohodnotenie. Pri zavádzaní systému riadenia vedomostí sú najmä vedúci manažéri zodpovední sa rozvoj takých metód podpory a odmeňovania, aby jednotliví pracovníci sami cítili motiváciu a z vlastnej iniciatívy sa delili s ostatnými o vedomosti a informácie.
* Podpora širokého využitia. Rozhodujúcim momentom je, aby mali všetci rovnakú šancu zapojiť sa do výmeny informácií. Hoci v niektorých prípadoch je nevyhnutné obmedziť prístup určitej skupiny pracovníkov k určitým informáciám, k týmto opatreniam treba pristupovať veľmi opatrne. Všetci zainteresovaní by si mali uvedomiť, že spoločné zdieľanie informácií a vedomostí môže znamenať len viac, a nikdy nie menej. (ach)
