* Je knowledge management populárnym hitom alebo skutočným kľúčom k úspechu?
V súčasnosti je jedným z hlavných problémov väčšiny organizácií využívanie intelektuálnych kapacít. Riadenie znalostí, a predovšetkým ľudia, ktorí sú jeho nositeľmi, sú v dnešnom veľmi rýchlo sa meniacom a informáciami preplnenom prostredí mimoriadne dôležití. Podľa jedného z prieskumov až 72 % zástupcov päťdesiatich troch najväčších Executive Search spoločností pôsobiacich v USA a Kanade očakáva v blízkej budúcnosti rastúcu úlohu funkcie Chief Knowledge Officer. Z tohto a mnohých ďalších výskumov vyplýva, že sme na začiatku nového cyklu, ktorý možno ešte nie je všade hmatateľný, avšak je tu. V ňom bude väčšmi záležať na tom, čo jednotlivé spoločnosti »vedia«, a nie na tom, čo »majú« alebo »robia«.
* Ako je to s riadením vedomostí v oblasti personálneho poradenstva?
Poradenská skupina AJG nedávno spustila multifunkčný integrovaný informačný systém INTIS, pretože personálne poradenstvo podobne ako mnohé iné odvetvia stojí a padá na informá-ciách a vedomostiach, lepšie povedané na ich získavaní a efektívnom zdieľaní. Pri malom počte konzultantov a rešeršných pracovníkov možno vďaka vnútrofiremnej komunikácii zabezpečiť, aby každý z nich mal prehľad o všetkých klientoch a projektoch. Keď sa však spoločnosť rozrastie, ako to bolo aj v našom prípade, bez riadenia procesov aktívneho zdieľania vedomostí to už nie je možné zabezpečiť.
* Čím sa váš systém riadenia vedomostí vyznačuje?
Jeho základnou ideou je interaktivita, čiže prepojenie všetkých zložiek. Vďaka tomu sa možno napríklad od základných údajov o kandidátovi dostať ku všetkým procesom a vzťahom, v ktorých počas celej histórie našej poradenskej skupiny figuroval. INTIS vznikal takmer rok - presne toľko času uplynulo od počiatočnej analýzy po spustenie prvého zo šiestich základných modulov. Takmer pol roka trvalo zmapovanie všetkých procesov, ktoré sa v rámci spoločnosti realizujú, pretože bolo veľmi dôležité, aby ich nový systém verne kopíroval. Tento krok bol veľmi dôležitý preto, aby sa INTIS nestal prekážkou v našej práci, ale prostriedkom na jej výrazné zefektívnenie. Ako správne sa tiež ukázalo rozhodnutie, že pri jeho tvorbe spolupracovala externá IT spoločnosť a interný zamestnanec zameraný na knowledge management.
* Aká je základná štruktúra vášho informačného systému?
Skladá sa zo šiestich základných modulov. Prvým je personálna databáza, ktorá je alfou a omegou celého systému. Je základnou vstupnou bránou väčšiny informácií a práve na ňu sú napojené ďalšie moduly. Druhým modulom je evidencia klientov a zákaziek, tretím centrálny firemný adresár, ktorý slúži na vymieňanie kontaktov. Nasleduje evidencia firiem, ktorú tvorí interná a externá databáza údajov poskytujúcich komplexnú informáciu o slovenskom trhu. Prostredníctvom piateho modulu sa sleduje evidencia projektového nasadenia. Štruktúru uzatvárajú operatívne moduly a samotný knowledge management umožňu-júci efektívne využívanie informácií, ktoré nie sú priamo spojené so zákazkami a s klientmi, avšak výrazne uľahčujú prácu. Ide napríklad o viacjazyčné opisy pracovných pozícií, inzeráty v tlačenej a elektronickej podobe, slovník najfrekventovanejších výrazov, ktorý sa používa pri prekladoch, vzory ponúk, zmlúv a iných dokumentov a pod. Systém obsahuje aj denne aktualizovaný monitor tlače a časový plán, prostredníctvom ktorého sa efektívne organizuje čas jednotlivých pracovníkov.
* Čo je pri zavádzaní podobných systémov do praxe dôležité z hľadiska ich budúcich používateľov?
Keď sa v minulosti hovorilo o znalostnom manažmente, v prvom rade sa myslelo na jeho technické riešenie a menej na úlohu ľudského faktora v tomto procese. Bez ľudí by však nemohol fungovať ani ten najmodernejší systém, ak s ním nikto nebude chcieť pracovať. Dôležitou úlohou je preto nastaviť myslenie jednotlivých pracovníkov a minimalizovať najmä psychické bariéry, ktoré by sa mohli postaviť do cesty jeho úspešnému využívaniu. V zahraničnej tlači sa napríklad uvádza, že kto chce, aby ľudia začali aktívnejšie zdieľať vedomosti, musí v prvom rade vytvoriť štruktúru odmeňovania za túto činnosť. Jednotliví pracovníci si musia uvedomiť, že hoci zanesenie každej novej informácie do systému zaberie určitý čas, v konečnom dôsledku to pomôže celej organizácii, aby mohla ďalej úspešne rásť a efektívne fungovať. (r)
