Obrovský tlak rastúceho pracovného zaťaženia núti manažérov, aby prehodnotili svoju úlohu. Už nie je možné pokračovať v direktívnom štýle "držania oprát", kontrolovať čokoľvek, mať na starosti len malú skupinu ľudí a jeden projekt.
Existujú však aj rozumnejšie dôvody pre zmenu štýlu. Keď so svojimi podriadenými zaobchádzate ako s nedisciplinovanými malým deťmi, asi napokon budete mať skupinu búrlivých puberťákov. Ak chcete, aby váš podnik alebo úsek prekvital, potrebujete tím zrelých dospelých ľudí, ktorí budú vnútorne motivovaní a budú prejavovať iniciatívu a nadšenie.
Konečným krokom celého procesu je zanechať staré formy riadenia a kontroly ľudí a dať ľuďom priestor pre ich aktivitu.
Múdry manažér neurobí zmenu v tejto oblasti zo dňa na deň. Sústredí sa na formovanie svojich podriadených tak, aby v práci rástli a postupne zisťovali, že sú na pracovisku prijateľní a dokonca vítaní. Ich potenciál, ktorým môžu prispieť k úspešnosti podniku, je mimoriadny a úlohou manažéra je skôr im postupne vytvárať priestor, aby ich prispenie k úspešnosti podniku expandovalo, než ich hneď zavaliť poskytnutím celého priestoru.
Prvou fázou efektívneho delegovania je určiť, čo je vhodné delegovať. K tomu je potrebné mať vecné kritériá, ktorá sa týkajú toho, či má príslušná osoba na prevzatie danej úlohy alebo zodpovednosti požadované schopnosti a odbornosť. Predovšetkým je však potrebné zvážiť osobnejšie kritériá: Existuje niečo, čo ste pripravení pustiť z rúk? Je ten človek pripravený túto zodpovednosť prevziať?
Často na oboch stranách ignorujeme "emocionálnu" pripravenosť, i keď má pre efektívne a úspešné delegovanie kľúčový význam.
Keď delegujete, vzdávate sa časti toho, čo máte pod kontrolou. Keď jasne definujete úlohu a poviete, čo a ako sa má robiť, nie je to delegovanie, ale jednoduché zadávanie úloh. Príslušný človek vás zastupuje a robí to podľa vás. Nejde o žiadne skutočné prenesenie zodpovednosti.
Keď vašu úlohu alebo povinnosť nedefinujete, potom je takmer jasné, že človek neuspeje. To, čo má vedieť, sú výsledky, ktoré si prajete, štandardy, ktoré očakávate, a to, aké sú parametre tejto zodpovednosti.
Výsledky sú výstupom tejto zodpovednosti, napríklad mesačná správa pre tím alebo splnenie úlohy do konca týždňa. Štandardy sú kritériá úspešného splnenia úlohy, napríklad plnenie smerníc o bezpečnosti a ochrane zdravia pri práci alebo správy obsahujúce všetky predpísané body. Pokiaľ ide o štandardy, buďte opatrní a starostliví. V tomto ohľade sa často poskytuje príliš málo alebo naopak priveľa informácií. Príliš málo informácií je to vtedy, keď považujeme za samozrejmé, že si niekto uvedomí, že je potrebné dodržiavať smernice o bezpečnosti a ochrane zdravia pri práci, pretože to predsa robíme automaticky. Mnoho informácií je to vtedy, keď povieme danej osobe, ako by sme chceli, aby to urobila, a zveríme jej to, aby to urobila podľa nášho postupu, ako keby to bol jediný spôsob, ako sa dá úloha zvládnuť.
Parametre zodpovednosti sú podstatnou informáciou, ktorú poskytujeme. Ak je tu nejaký moment, v ktorom je nutné s vami odsúhlasiť dané rozhodnutie, povedzte to hneď na začiatku. Ak ešte niekto iný má podobnú zodpovednosť, zabezpečte, aby obaja dobre poznali hranice svojej zodpovednosti. Rovnako ako pri štandardoch si musíte preveriť, že parametre, ktoré stanovujete, sú skutočne nevyhnutné a nie sú len prostriedkom na to, aby ste celú záležitosť mali pod kontrolou.
Je dôležité určitou formou sledovať osobu, na ktorú ste delegovali nejakú zodpovednosť. Je to váš prostriedok zabezpečujúci, aby sa táto osoba v súvislosti s delegovanou zodpovednosťou cítila dobre a povzbudzovalo ju to. A takisto tým demonštrujete váš sústavný záujem a pozitívnu podporu, bez toho, aby ste rušivo zasahovali. Práve to vytvára rozdiel medzi delegovaním a "hodením niečoho na niekoho".
K monitorovaniu delegovanej zodpovednosti treba pristupovať s istou dávkou citlivosti. Nesmiete vyvolávať dojem, že danej osobe neveríte alebo že sa pokúšate prevziať kontrolu späť. Keď delegujete nejakú právomoc, je dôležité sa dohodnúť, ako a kedy budete preskúmavať to, ako sa splnila. Niekedy to môže byť úplne neformálne a rýchle, inokedy to bude mať predsa len pevnejšiu štruktúru. To bude závisieť od rozsahu a zložitosti toho, čo bolo delegované
Monitorovanie poskytuje danej osobe možnosť hovoriť o všetkom, čo jej robí starosti, vyjasniť si akékoľvek nejasnosti a získať uznanie za to, čo robí. Takisto vám monitorovanie poskytuje príležitosť presvedčiť sa, že zodpovednosť sa delegovala úspešne a korigovať akékoľvek nedorozumenia, ktoré by mohli ohroziť úspešnosť daného človeka.
Keď efektívne delegujete, má to značné výhody pre vás, podriadeného i podnik.
Výhody pre manažéra: máte viac času a môžete venovať viac pozornosti zabezpečovaniu toho, aby smery a stratégie rozvoja firmy boli optimálne. Môžete si skôr udržiavať prehľad, než aby ste boli zapletení do každodenných drobností. Máte viac času na svojich ľudí. A napokon, máte viac času, aby ste sledovali, ako ľudia plnia svoje delegované povinnosti.
Výhody pre podriadených: Efektívne delegovanie je posilňovanie právomocí v praxi. Keď pracovníci dostanú zodpovednosť jasným a presne definovaným spôsobom s úmyslom umožniť im, aby s ňou úspešne vysporiadali, cítia sa ocenení, uznávaní a majú pocit, že majú viac moci. Je to veľmi účinná forma rozvoja pracovníka, pomáha im využívať a prehlbovať ich znalosti a zvyšovať ich zamestnateľnosť. Zvyšuje ich záujem o prácu, hlavne vtedy, ak časť povinností možno považovať za manažérsku zodpovednosť, a znamená lepšie zvýšenie rozmanitosti ich práce.
