Osobné plánovanie času je o sledovaní využívania tohto cenného, ale nie vždy ceneného zdroja. Jeho absenciu možno charakterizovať ako stíhanie uzávierok na poslednú minútu, porady, ktoré sú buď zaznamenané dvakrát, alebo nie sú zaznamenané vôbec, dni, ktoré utečú ako voda, krízy, ktoré vystávajú takmer z ničoho. Takéto záležitosti však potom vedú výraznému stresu a znižovaniu výkonnosti. Už aj preto by sa mali podnikať kroky pre to, aby sa tento jav zastavil.
Zlý time management je často symptómom prehnanej istoty: techniky, ktoré sa využívajú pri riešení malých projektov sa využívajú aj na zvládanie veľkých. Ale neúčinnosť, ktorá bola nepatrná v malých úlohách, je smiešna vo veľkých. Nie je predsa možné šoférovať motorku ako bicykel, nemožno manažovať veľký supermarket tak ako malú predajňu. Problémy sa zväčšujú tak, ako sa zväčšuje aj pracovníkova zodpovednosť. Je preto potrebné naučiť sa aplikovať také techniky, ktoré budú zodpovedať danej úlohy, prípadne vylepšiť tie doteraz využívané.
Osobné plánovanie času má viacero aspektov. Väčšina manažérov využíva len zopár z nich. Väčšinou možno hovoriť o plánovaní určitých aktivít. Málokedy už ide o efektívne delegovanie či projektové plánovanie.
Pre to, aby sa zlepšila organizácia času, je však v prvom rade potrebné vedieť, kam smeruje naše úsilie. Treba si stanoviť ciele a potom plánovať. Platí pritom pravidlo, že si neplánujeme cieľ, ktorý sa vykonať nedá. Plánujeme si cestu k nemu.
Time management je vlastne súbor nástrojom, ktorý má človeku pomôcť:
- eliminovať straty času
- byť pripravený na porady
- dokázať odmietnuť nadmernú pracovnú záťaž
- monitorovať postup procesov prebiehajúcich vo firme
- využívať čas primerane podľa dôležitosti úloh
- zabezpečiť, aby sa dlhodobé projekty nezanedbávali
- účinne plánovať každý deň
- účinne plánovať každý týždeň
- a tiež niečo robiť so svojou sebadisciplínou.
Pre začiatok je celkom dobré urobiť si prehľad osobných a pracovných cieľov. Potom sa pozrieť na každý z nich a naplánovať si, ktoré aktivity sú potrebné pre ich dosiahnutie, a naopak, ktoré so splnením úlohy nesúvisia a tie potom odbúrať.
Predovšetkým je vhodné nenechať sa zavaliť zbytočnou prácou. Ide predovšetkým o drobné povinnosti, ktoré zvyknú vyrušovať pri plnení podstatnejších úloh. Môže ísť o nejakú písomnosť, s ktorou sa niekto zastaví, niekto potrebuje poradiť s istým problémom, ktorý sa nás bytostne nedotýka, vybavenie nedôležitých telefonátov a podobne. Venovať by sa im mal skutočne len malý priestor a predovšetkým taký čas, kedy nemáme dostatok energie, na konci pracovnej dobe alebo v čase, keď nemá význam začínať niečo nové. Ďalšou kategóriou je vyrušovanie kolegov, napríklad s už spomínaným problémom, ktorý sa človeka bezprostredne nedotýka.
Aj čas, kedy sa opäť dostaneme do predchádzajúceho pracovného zanietenia, čosi stojí. Klesá tak totiž schopnosť sústrediť sa a tiež efektivita práce. V takýchto prípadoch má význam naučiť sa hovoriť nie, byť asertívny. Sami totiž musíme vedieť zhodnotiť, čo je v danej chvíli dôležité a čo má pre nás a napokon aj pre firmu prioritu. Ak sa pracuje na dôležitej veci treba postaviť bokom všetky telefonáty a tiež návštevy. V prípade, že si človek na niečo dôležité spomenie, nezačne na danej veci pracovať ihneď, ale zapíše si poznámku. Po zvládnutí momentálnej úlohy sa jej bude venovať.
Odborníci na správne plánovanie času neraz odporúčajú nielen pracovné zvyklosti, ale aj zvyklosti súvisiace s dobrým štartom do pracovného dňa. Odporúča sa vstať napríklad o niečo skôr a urobiť si pokojné ráno s napríklad pokojnými a príjemnými raňajkami. Takto dobre naladení môžu ľudia začať svoj pracovný čas tráviť o to efektívnejšie. Tu je predpokladom samozrejme aj dostatočný spánok, ten býva logicky u každého iný. Avšak odporúča sa nepracovať dlho do noci, nemali by byť také aspoň dva po sebe nasledujúce dni.
Za úspechom pri dosahovaní optimálneho riadenia svojho času stojí aj koordinácia časového rozvrhu s rozvrhom ostatných. Mala by sa urobiť vždy týždeň dopredu. Nie vždy je to možné vzhľadom na operatívne záležitostí, mnohé z nich však možno zosúladiť práve v takomto časovom horizonte a vyhnúť sa tak viacerým veciam na poslednú chvíľu.
K správnemu využitiu času patria aj také maličkosti ako zapojenie sa do aktivít ihneď. Otáľanie sa nevypláca, pretože nie vždy môžeme predpokladať množstvo úloh, ktoré sa objavia v najbližšom čase. Znamená to teda, že ak máme k dispozícii chvíľu voľna, možno ho využiť na vybavenie pošty, či telefonátov, ktoré sme odkladali v čase, keď sa riešilo niečo podstatnejšie.
Veľa sa tiež hovorí o dennom programe. Aby nespôsoboval viac problémov a starostí, musí mať istú mieru efektívnosti, musí človeku naozaj pomáhať, byť prehľadný. V tom môže veľa urobiť aj grafická úprava, ktorú si zvolíme. Aj preto by mal byť diár iba jeden a značiť by sa doň mali všetky potrebné veci. Záznamy je vhodné si večer prezrieť a určiť napríklad najdôležitejšie veci.
Mali by byť také, ktoré sa dajú hneď ráno po príchode do práce zrealizovať. Dobrá zásada je nezačínať viacero aktivít naraz. Druhá priorita dostane príležitosť až po zvládnutí tej prvej. Pracovná doba je však nevyspytateľná, a tak treba mať vo svojom dennom programe čas aj na operatívne aktivity a v tejto fáze sa dostáva k slovu aj schopnosť pracovníka určovať si poradie dôležitých vecí.
Na čo netreba zabúdať? Predovšetkým na veci, ktoré zaberajú až príliš veľa času - sú to neproduktívne rozhovory s kolegami, dlhé obedy či prestávky na kávu a cigaretu. To však neznamená jesť v práci nad počítačom. Aj pracovné veci majú podobný charakter. Záležitosti, ktoré je potrebné vybaviť s kolegami, treba vybavovať čo najracionálnejšie.
