Chystáte sa prejsť cez cestu ? Určite ste si to dobre rozmysleli ... od úvahy či je to nutné, cez bleskové naplánovanie trasy až po čas realizácie. Počas prechodu máte určite najdôležitejšie veci pod kontrolou – v prvej fáze sledujete cestu z ľavej strany, v druhej z pravej strany... a ste v cieli.
Pripomína vám táto banalita niečo? Práve ste si naplánovali a zrealizovali váš miniprojekt. Napriek tomu, že to pokladáte za zažité a robíte to automaticky, vaše podvedomie dáva tejto činnosti vysokú prioritu. Zvlášť keď v prípade neúspechu môžete prísť aj o život.
Takmer všetko sa stalo projektom
Dnes už drvivá časť pracovnej činnosti nesie charakter projektu, a preto má veľký význam správne a podrobné naplánovanie, riadenie a finalizácia projektu.
Finančných manažérov spoločností pri posudzovaní investícií zaujímajú ukazovatele, ako sú výška investície, celkové náklady na projekt alebo vlastníctvo (TCO) a návratnosť investície (ROI).
IT manažéri si strážia najmä technológie, manažéri pre bezpečnosť zase zabezpečenie projektu z pohľadu bezpečnosti prístupov k dátam a firemným informáciám...
Relatívne často však riadiace orgány spoločností podceňujú už samotné plánovanie a riadenie projektu, ktoré má rozhodujúci vplyv na úspešnosť projektu ako takého.
Zoberte si na svoj projekt najlepších ľudí
Takéto riziko treba riešiť už vo fáze výberu dodávateľa. V prípade, že spoločnosť „uživí“ schopného projektového manažéra, je najjednoduchšie ho zamestnať.
Ak to nie je možné, je vhodné si objednať služby niektorej z renomovaných konzultačných spoločností.
Profesionálni projektoví manažéri by mali byť bez výnimiek certifikovaní na niektorú z všeobecne uznávaných noriem pre projektové riadenie. Takouto normou je napríklad Prince2, PMI alebo IPMA.
Viete, čo chcete urobiť?
Každý projekt, keď má byť úspešný, musí obsahovať základné projektové atribúty a procesy.
V prvom rade je pri príprave a realizácii projektu najdôležitejšie definovanie a pochopenie cieľov projektu. Príkladom môže byť napríklad implementácia nového systému, ktorá nie je pre zákazníka cieľom, ale iba prostriedkom k jeho dosiahnutiu. Samotným cieľom môže byť napríklad zvýšenie počtu zákazníkov.
S definíciou cieľov súvisí reálnosť projektu. Posudzujeme ju z pohľadu realizovateľnosti, dostupnosti potrebných technológií a dodávateľských kapacít, ale tiež z pohľadu schopnosti spolupracovať s dodávateľom a poskytnúť mu potrebnú súčinnosť.
Dôležitým krokom je dôsledné naplánovanie zdrojov vrátane ľudských. Veľakrát sa dostatok zdrojov podceňuje práve na strane zákazníkov.
Aby každý robil, čo má
Zodpovednosti a právomoci v rámci projektového tímu sú rovnako dôležité, pretože vnášajú do projektu poriadok a „systém velenia“. Definujú a prideľujú právomoc rozhodovať a niesť zodpovednosť pracovníkom na všetkých úrovniach v projektovom tíme u dodávateľa, ako aj u odberateľa.
V tejto súvislosti je veľmi dôležitá aj miera delegovania. Nie je prípustné, aby vysoko postavený manažér riešil operatívne problémy projektu, pretože môže projektový tím zdržovať a vnášať do projektu chaos.
Každý projekt so sebou prináša aj projektové riziká. Definícia a riadenie rizík a ich pravidelné prehodnocovanie by nemali chýbať na stretnutiach vedenia projektového tímu a riadiacej rade projektu. Je veľmi dôležité poznať možné riziká a počítať s nimi.
Aj je riziko neodvratné, vedenie projektu môže premyslene a adresne reagovať.
Žiadajte referenciu
Tak ako modelky majú svoj „book“, aj projektoví manažéri by mali mať svoj zoznam projektov, ktoré riadili a ktoré sú ich vizitkou.
Nie vždy je samozrejmé, že spoločnosti kladú dostatočný dôraz na projektové riadenie, alebo na skúsenosti manažérov, ktorí ich dodávku zabezpečujú.
Pokiaľ sa toto povedomie nestane takou samozrejmosťou, ako sú „cost saving“, „return of investment“ a „total cost of ownership“, dovtedy budeme hovoriť o lesku a biede projektového riadenia v našich krajoch.
Autor: Vladimir Sedláček (Autor pracuje vo firme Logica Slovakia)
