na kvalitu produktov, služieb, logistiky a servisu neustále rastú, a tiež pod tlakom zo strany konkurencie, ktorá prichádza s novými nápadmi, prístupmi a riešeniami. V tejto náročnej atmosfére sa tradičné postupy niekedy javia ako príliš strnulé a neprispôsobivé. V snahe vyrovnať sa s týmto fenoménom mnohé spoločnosti stále viac uvažujú o projektovom systéme riadenia, ktorý by priniesol rýchlejšie dosahovanie cieľov a efektívnejšie využitie zdrojov.

Čo je projektové riadenie a čím sa odlišuje od klasického líniového riadenia? Líniovo riadená organizácia má presnú štruktúru a hierarchiu, všetky činnosti sú popísané a realizujú sa v opakujúcich sa intervaloch (systém výroby, objednávania, dodávania, vedenie účtovníctva, …). V nemennom prostredí to funguje perfektne, avšak v rýchlo sa meniacich podmienkach líniová organizácia niekedy nie je schopná reagovať dostatočne pružne.

Projektovo riadená organizácia sa pružnejšie prispôsobuje vzniknutej situácii a všetky aktivity cielene smeruje k dosiahnutiu stanoveného cieľa a k realizácii danej stratégie. Stratégia býva rozdelená na množstvo paralelných projektov v rôznom štádiu realizácie. Projekt je možné definovať ako „dočasnú úlohu realizovanú s cieľom vytvoriť určitý produkt, službu alebo organizačné zlepšenie vo vnútri organizácie alebo u zákazníka“. Aj keď každé odvetvie a projekt sa líšia v charakteristikách a cieľoch, je tu množstvo postupov, ktoré sú spoločné pre všetky situácie. Silnou stránkou projektového riadenia je, že umožňuje všetkým zamestnancom zmysluplne sa zúčastňovať na plnení stanovených úloh, čo zvyšuje ich vnútornú motiváciu a nadšenie. Ideálne je, ak sa v spoločnosti podarí skĺbiť projektové a líniové riadenie, v závislosti od charakteru práce a činností, ktoré rôzne oddelenia vykonávajú. Potom každý presne vie, čo, kedy a ako robiť. Vzniká tak jedinečné prostredie, ktoré umožňuje každému členovi tímu realizovať svoj podiel na projektoch a byť zodpovedný za úspešnosť firmy. Komunikácia prebieha všetkými úrovňami organizácie - od členov projektového tímu cez projektových manažérov až k osobám zodpovedným za celý projekt. Takto by úspešné projektové riadenie malo prebiehať, ale realita je často odlišná.

Európske skúsenosti ukazujú, že väčšina realizovaných projektov mala problémy s niektorým z nasledujúcich kritérií, splnenie ktorých je nutnou podmienkou úspešnosti projektu:

- ukončenie v plánovanom termíne,

- dodržanie plánovaného rozpočtu,

- realizácia v plánovanej kvalite.

Spoločnosť Mercuri International preto realizovala v roku 2001 medzinárodný prieskum zameraný na skúsenosti s projektovým riadením (viď graf). Svoje názory v ňom vyjadrovali zadávatelia projektov, projektoví manažéri a členovia projektových tímov. Prieskum prebiehal v 15 krajinách Európy vrátane Slovenska. Vyplynulo z neho, že najbežnejšími príčinami, pre ktoré projekty napriek tým najlepším úmyslom zlyhávajú, sú:

- projektu chýbal jasne definovaný cieľ alebo o ňom neboli všetci zúčastnení dostatočne informovaní,

- členovia projektového tímu nemali jasnú predstavu o svojej úlohe v rámci projektu,

- schopnosti členov projektového tímu boli nesprávne využité, čo viedlo ku komunikačným problémom a chybám v riadení tímu,

- viazla spolupráca medzi projektovou a líniovou časťou spoločnosti,

- manažéri projektu nemali dostatočný prehľad o plnení úloh a o priebehu projektu,

- zadávateľ projektu nebol priebežne dostatočne informovaný o realizácii projektu,

- rozsah projektu sa počas jeho realizácie výrazne zmenil,

- na projekt nebol vyčlenený dostatok zdrojov,

- na projekt nebolo dostatok času.

Prieskum identifikoval celkovo 55 najkritickejších oblastí, v ktorých projekty zlyhávajú. Tieto zistenia viedli k tomu, že spoločnosť Mercuri International sa rozhodla zúročiť svoje dlhoročné skúsenosti z oblasti realizácie zákazníckych projektov a popísať, ako dobré projektové riadenie skutočne funguje - jeho štruktúru, použité nástroje, komunikáciu, plánovanie, prácu so zdrojmi a vedenie ľudí. Všetky získané skúsenosti vyústili do vytvorenia konceptu pre projektové riadenie - MIPROMS (Mercuri International Project Management System). Zhoduje sa so základnou filozofiou, ktorú spoločnosť Mercuri International zaviedla ako nosnú v oblasti poradenstva a rozvoja spoločností na celom svete. Jej hlavným znakom je komplexný prístup s vopred jasne stanovenými cieľmi, merateľnými výsledkami a tradične vysoký štandard známy aj z ostatných aktivít a prístupov spoločnosti. Ďalšou dôležitou výhodou tohto konceptu je, že je vysoko adaptabilný a flexibilný a môže byť prispôsobený požiadavkám a situácii každého zákazníka.

Konzultanti Mercuri International na základe svojich skúseností zo všetkých segmentov trhu stanovili dve rozhodujúce oblasti projektového riadenia. Prvou je systematický a štruktúrovaný prístup, ktorý zaručí pokrytie všetkých častí projektu. Druhou sú ľudia zainteresovaní na projekte - ich ciele, priority, motivácia a atmosféra, v ktorej pracujú.

Znamená to, že aj v situácii, keď sú k dispozícii všetky potrebné zdroje, je správne riadenie projektu a vedenie ľudí, ktorí sú na ňom zainteresovaní, nevyhnutnou podmienkou dosiahnutia výsledku. Koncept MIPROMS preto nielen pomenúva rozvojové požiadavky na členov tímu a manažérov projektu, ale tiež ich vybavuje potrebnými nástrojmi a objasňuje aj úlohy zadávateľa (sponzora) projektu.

Byť zadávateľom projektu je náročná manažérska úloha, ktorá zahŕňa mnoho činností, najmä však zodpovednosť za celkový výsledok projektu. Okrem toho má zadávateľ zodpovednosť za dodržanie nákladov a disponuje právomocou ukončiť nerentabilný projekt v ktorejkoľvek fáze, ale aj iniciovať nový projekt. Pravidelne by mal byť informovaný, či projekt pokračuje v súlade so zamýšľaným strategickým cieľom. Vymenúva projektového manažéra a posudzuje, či disponuje potrebnými zručnosťami a schopnosťami. Projektový manažér je potom schopný samostatne viesť projekt, prihliadať na rady a odporúčania zadávateľa a tiež viesť a podporovať silný projektový tím. Projektovému manažérovi sa často prisudzuje aj konečná zodpovednosť za projekt, tá však patrí výhradne zadávateľovi. Jeho úlohou je sledovať celkový priebeh projektu, koordinovať a riadiť jednotlivé aktivity v rámci projektu, a tiež analyzovať a dokumentovať postupy, ale aj chyby, ku ktorým došlo. Tak sa zabezpečí, že nadobudnuté skúsenosti budú využité pri neskorších projektoch.

Základná štruktúra konceptu MIPROMS pozostáva z 5 fáz:

- prípravná fáza,

- fáza plánovania projektu,

- realizačná fáza 1,

- realizačná fáza 2,

- záverečná fáza.

Klienti Mercuri International môžu využiť rôzne výhody plynúce zo skúseností spoločnosti s riadením projektov. Konzultanti poskytujú rozvoj pracovníkov, ktorí sa projektov zúčastňujú, ako aj poradenstvo v oblasti projektového riadenia pre všetky oblasti podnikania. Od každého konzultanta je požadovaná akreditácia na prácu s konceptom MIPROMS.

Úspešnosť dosahovaná po zavedení projektového riadenia zreteľne hovorí o jeho viacerých výhodách. Okrem riešenia daného problému úspešný projektový manažment tiež zlepšuje kvalitu komunikácie medzi členmi projektového tímu a vytvára podmienky, ktoré umožňujú dosiahnuť lepší výsledok v kratšom čase, s menším počtom ľudí v učiacej sa organizácii.

Využitím konceptu MIPROMS sa projektové riadenie posúva o krok vpred. Špeciálne vyvinuté nástroje dávajú členom projektového tímu príležitosť aplikovať získané zručnosti a skúsenosti pri každodenných aktivitách. Okrem rastúcej vnútornej motivácie členov tímu je prínosom tiež postupný prechod spoločnosti na tzv. „učiacu sa organizáciu“, ktorej zamestnanci permanentne rastú a zvyšujú si odbornosť. Ing. RADOSLAV SIMON,

Mercuri International s.r.o.