servis na dostatočne profesionálnej úrovni a výsledok neprináša požadovaný efekt. Treba však povedať, že nie vždy je chyba len na strane personálnej agentúry. Pokiaľ klient neposkytne dostatok vstupných informácií, proces vyhľadávania sa predlžuje a klient celkom pochopiteľne stráca trpezlivosť.
Existuje mnoho faktorov, ktoré sú prekážkou a brzdia celý proces vyhľadávania. Ako teda dosiahnuť zlepšenie spolupráce klient - personálna agentúra a docieliť tým zefektívnenie procesu vyhľadávania a výberu?
PROFIL
Profil alebo dôkladný opis voľného pracovného miesta je tým najdôležitejším pre začatie vyhľadávania. Na základe profilu sa pripravuje plán, podľa ktorého sa bude postupovať. Neúplný profil má za dôsledok chyby a omyly. Pokiaľ s agentúrou klient spolupracuje po prvý raz, mal by ho konzultant zodpovedný za vyhľadávanie kontaktovať. Najlepšia je osobná konzultácia. Cieľom takéhoto rozhovoru je upresnenie profilu, teda stanovenie priorít, na aké charakterové vlastnosti sa má konzultant zamerať, aký typ človeka firma očakáva, aby čo najlepšie zapadol do tímu.
Čím lepší profil na voľné miesto agentúre poskytne, tým efektívnejšie bude vyhľadávanie. Ak sú na kandidáta kladené vysoké nároky, možno rátať s tým, že sa celý proces môže predĺžiť a obsadenie miesta nebude záležitosťou niekoľkých dní, ako je tomu pri jednoduchých pozíciách. Čím vyššie sú požiadavky na kandidáta, tým vyššie budú aj jeho očakávania. Ide tu o platové ohodnotenie, prípadne iné benefity. Pokiaľ firma nedokáže dobrého človeka zaplatiť, mala by prehodnotiť svoje požiadavky. Skúsený konzultant už na začiatku vie povedať, či sú požiadavky vo vzťahu k ponúkanému platu adekvátne alebo nie.
Pri dlhodobejšej spolupráci je konzultant schopný presne odhadnúť, aký typ človeka je pre spoločnosť vhodný. Dlhodobá spolupráca s agentúrou významne prispieva k zefektívneniu vyhľadávania, pretože konzultant už pozná očakávania, problémy a prostredie v spoločnosti.
NÁVŠTEVA PERSONÁLNEJ SPOLOČNOSTI
Mnoho manažérov ľudských zdrojov má na starosti veľmi rozsiahlu agendu. Nemajú čas ani sa nadýchnuť a už vôbec nie na návštevu náborových spoločností. Nanešťastie!
Stretnutie priamo v kanceláriách personálnej spoločnosti im pomôže získať oveľa lepší obraz o spoločnosti. Z časového hľadiska je to pre nich samozrejme nevýhodnejšie, ale nie je dobré zakladať svoj názor len na krásnych sľuboch, peknom oblečení a perfektne vypracovaných katalógoch. Pri návšteve v kancelárii agentúry môže rozhodnutie o spolupráci ovplyvniť atmosféra, ktorá panuje v spoločnosti. Je to mŕtva kancelária alebo sa tam niečo deje? Zvonia telefóny? Vedú pohovory? Ak je už priamo v spoločnosti, ľahko zistí či boli dané sľuby pravdivé. Hneď na mieste si môže overiť aj ďalšie veci, ktoré ho zaujímajú.
NÁBOROVÝ SOFTVÉR
Takmer všetky náborové spoločnosti majú databázu životopisov v tzv. hard kópiách a v počítačovom systéme. Lugera & Maklér používa pre svoju prácu sofistikovaný softvér TalentBase©. Postupným vývojom sa dostal na vysokú úroveň a je dôležitým nástrojom pri práci konzultantov.
Je dobré požiadať o možnosť nahliadnuť do systému, v ktorom spoločnosť pracuje, prípadne o ukážku práce so softvérom, požiadať, aby priamo vyhľadali napríklad programátora AS/400 so znalosťou anglického jazyka. Alebo marketingového manažéra v oblasti telekomunikácií. Alebo požiadať o filter na základe zadaného profilu. Mali by byť schopní nájsť vhodných kandidátov okamžite. Každá personálna spoločnosť by mala disponovať databázou bohatou na spoločnosti, kde je možné vyhľadávať podľa oblasti pôsobenia, regiónu, vlastníctva, prípadne iných kritérií. Tieto informácie sú dôležité, pokiaľ je na nájdenie vhodného kandidáta potrebné priame vyhľadávanie - Direct Search.
NÁSTROJE SEARCH & SELECTION
Prvou otázkou by malo byť, ako vyzerá ich plán vyhľadávania. Dobrý plán vyhľadávania by mal obsahovať minimálne 4-5 z nasledovných krokov:
1. Databázové vyhľadávanie: Koľko je možných kontaktov a ako dlho bude trvať skontaktovanie vyhovujúcich kandidátov?
2. Vyhľadávanie spoločností: Aké spoločnosti plánujú osloviť, koľko potenciálnych kandidátov získajú týmto spôsobom a ako dlho to bude trvať?
3. Internet: Zverejňujú voľné pozície na ich web stránke, prípadne iných stránkach venovaných personálnej inzercii? Budú hľadať aj na stránkach iných spoločností?
4. Inzercia: Podporia vyhľadávanie inzerciou v printových médiách? Ak áno, v ktorých a prečo?
5. Priame vyhľadávanie: Sú pripravení a schopní robiť priame vyhľadávanie? Ako to uskutočnia a aký očakávajú výsledok? Aj keď je tomu ťažké uveriť, väčšina konzultantov a headhunterov v personálnych agentúrach nemá potrebné zručnosti a neobľubujú priame vyhľadávanie ako také!! Pritom, priame vyhľadávanie je jedným z najefektívnejších a najrýchlejších nástrojov pre personálnu agentúru.
6. Network Management: Má agentúra dostatočné množstvo potencionálnych kandidátov vhodných na obsadenie voľného pracovného miesta? Aké nástroje požívajú? Využívajú hromadnú e-mailovú komunikáciu na oslovenie všetkých potencionálnych kandidátov, alebo ich oslovujú postupne?
7. Search cases: Môžu využiť predchádzajúce, resp. podobné plány vyhľadávania kde už majú skontaktovaných potencionálnych kandidátov, ktorých môže firma potrebovať?
Ak sa personálna agentúra snaží presvedčiť, že jeden alebo dva zo spomínaných bodov stačia, je to zavádzajúce. Kvalitné a rýchle vyhľadávanie môže prebiehať len s podporou všetkých spomenutých nástrojov.
Zmluva
V zmluve s personálnou agentúrou by mal byť zahrnutý aj bod o pokute, ktorý jasne ustanovuje, že agentúra nebude kontaktovať zamestnancov firmy s pracovnou ponukou od iného klienta. Ak nie sú ochotní túto klauzulu zahrnúť do zmluvy, môže sa stať, že použijú spoločnosť ako zdroj potencionálnych kandidátov.
Dĺžka obsadzovania
Nie je dobré nechať sa nalákať na nereálne sľuby personálnej agentúry. Na dôkladné vykonanie Search & Selection je potrebný čas. V spoločnosti Lugera & Maklér sa vyberajú potencionálni kandidáti spomedzi 50 až 100 osôb. Z tejto skupiny ľudí sa pozve 10 až 20 ľudí na osobný pohovor. Až po osobnom pohovore je možné vybrať tých najvhodnejších kandidátov. V praxi to znamená, že efektívna personálna agentúra bude na obsadenie pozície potrebovať 8 až 15 pracovných dní, samozrejme záleží od náročnosti profilu.
Pravidelná aktualizácia
Personálnu agentúru treba žiadať aj o pravidelnú aktualizáciu: koľko kandidátov skontaktovali, kto odmietol ponuku a prečo, aké sú najväčšie prekážky pri vyhľadávaní. Takto sa získajú aktuálne informácie o tom, čo sa deje a na základe toho je možné plánovať, kedy sa uskutočnia prvé interview s predstavenými kandidátmi už priamo v spoločnosti. V prípade potreby sa môže profil pozmeniť alebo usmerniť vyhľadávanie, aby bolo čo najefektívnejšie.
Záruka
Personálna agentúra by mala ponúknuť solídne podmienky záruky pre prípad, že prijatý kandidát nebol nakoniec tým pravým. Len dvaja zo sto kandidátov, ktorých umiestni spoločnosť Lugera & Maklér opustia klienta počas záručnej doby. Ak agentúra tvrdí, že žiadny z nimi umiestnených kandidátov neopustil zamestnanie v záručnej dobe, netreba veriť. Ľudia sú veľmi nevyspytateľní a svoje rozhodnutia môžu slobodne meniť zo dňa na deň. Na tom, žiaľ, nič nezmeníme.
Poplatky
V praxi sa využívajú tri spôsoby platby. Každý má svoje výhody aj nevýhody.
1. Bez práce nie sú koláče. (No cure, no pay). Výhoda pre firmu je v tom, že neinvestuje do projektu, ktorý ešte nemá jasné výsledky. Nevýhoda je, že personálna agentúra nie je finančne zaviazaná, a preto nemusí sústrediť všetky svoje prostriedky a čas na obsadenie zadanej pozície. Ak sú pochybnosti o kvalite personálnej agentúry, je dobré vybrať si túto možnosť.
2. Záloha. Profesionálnejšie personálne agentúry budú požadovať zálohu. Primeraná výška zálohy je 30 % z očakávaného poplatku. Zostatok by mal byť vyplatený len v prípade úspešného obsadenia pozície v spoločnosti. Pretože bude personálna agentúra finančne zaviazaná, bude sa viac snažiť splniť očakávania zadávateľa.
3. Trojfázová štruktúra poplatkov. Bežne používaná alternatíva . Prvá časť poplatku je fakturovaná v momente, keď personálna agentúra predstaví troch vhodných kandidátov, druhá časť vtedy, keď sa pozve jeden alebo viacerí kandidáti na stretnutie do spoločnosti. Tretia časť je fakturovaná v momente prijatia kandidáta.
Tento kontrolný zoznam by mal ochrániť firmy pred spoluprácou s personálnou agentúrou neschopnou splniť jej požiadavky. Je totiž dobré byť veľmi opatrný pri výbere agentúry, ktorá bude mať na starosti obsadenie pozície.
GERARD KOOLEN,
Managing Partner
MARIANA BEDNÁRIKOVÁ,
Konzultant Lugera & Maklér
