Prienik informačných systémov do administratívnych i riadiacich činností je dnes nespochybniteľným javom. Počítače a ich programové vybavenie sa stávajú neodmysliteľnou súčasťou dennej práce a štandardným pracovným nástrojom. Preto je prirodzené, že otázka možného monitorovania aktivít súvisiacich s používaním výpočtovej techniky zaujíma aj personálnych manažérov.
Manažment organizácie chce mať v súvislosti s IT aktívami (hardvérové a softvérové vybavenie) exaktné odpovede na otázky ako napríklad:
Sú aktíva IT využívané zamestnancami pre plnenie pracovných povinností?
Nie sú používané na osobné účely, prípadne na činnosti, ktoré sú klasifikovateľné ako trestná činnosť, alebo činnosť zameraná proti záujmom spoločnosti?
Ako efektívne sú využívané?
Ako je to s našimi zamestnancami?
Jasné odpovede
Snaha o získanie spoľahlivých odpovedí na podobné otázky vedie manažérov k rozhodnutiam vložiť do svojich informačných systémov také technologické riešenia, ktoré by umožňovali operatívne monitorovať činnosti na počítačoch využívaných zamestnancami.
Prihlásenie/odhlásenie používateľa, spúšťané aplikácie, navštívené web stránky a aktivity na internete, pripájanie/odpájanie externých pamäťových zariadení, tlačené súbory a rad ďalších parametrov predstavuje dostatočnú základňu informácií pre vytváranie sumarizačných prehľadov (reportov), ktoré poskytujú odpovede na vyššie uvedené otázky.
Získané informácie môžu poskytnúť mnoho impulzov, ktoré sú použiteľné aj v iných oblastiach riadiacej práce a nie sú výhradne doménou personálneho riadenia. Ako príklad možno uviesť prehľady o vyťaženosti pracovných staníc, dodržiavaní pracovného času, porušovaní pracovnej disciplíny pri využívaní IT. Ďalej môžu dať relevantné podklady pre rozhodovanie sa o investíciách do nákupu ďalšej techniky alebo softvéru. To všetko na základe jasnej analýzy využitia súčasného stavu počítačov a softvéru (kontrola efektivity aktív IT).
Právne otázky
Nasadenie podobných technologických riešení monitorovania aktivít má však aj svoje právne pozadie. Určite najzávažnejšou otázkou pri rozhodovaní nasadenia podobnej technológie je úvaha o oprávnení zamestnávateľa nasadiť podobné technológie a na strane druhej úvaha o práve zamestnanca byť o podobnom opatrení oboznámený. Je nutné akceptovať, že vzťah zamestnávateľa (ktorý je zároveň vlastníkom aktív IT ) a zamestnanca (ktorý je ich používateľom a pridelené mu boli ako podporný nástroj pre výkon pracovných povinností) je vzťahom pracovno-právnym a preto sa riadi najmä Zákonníkom práce. Ten jednoznačne definuje práva a povinnosti oboch zmluvných strán. Jedným zo zásadných práv zamestnávateľa je právo riadiť a kontrolovať prácu zamestnancov a zabezpečovať opatrenia na ochranu majetku. Na strane druhej má zamestnanec povinnosti, medzi ktoré patrí aj povinnosť dodržiavať právne a ostatné predpisy s ktorými bol riadne oboznámený.
Zamestnávateľ teda má právo v súvislosti s využívaním výpočtovej techniky a programového vybavenia prevádzkovaného na tejto výpočtovej technike vydať smernicu, ktorá má charakter záväznej internej normy a zamestnanec je povinný ju dodržiavať. Prípadné porušovanie môže byť považované za porušovanie pracovnej disciplíny so všetkými dôsledkami v súlade so Zákonníkom práce.
Rozsah monitorovateľných aktivít
Pomerne často diskusnou témou je otázka, do akej úrovne monitorovania môže zamestnávateľ ísť. Zjavne najdiskutovanejšou témou v poslednom období je otázka monitorovania elektronickej pošty a prístupu na internet (navštívené webstránky, download súborov). Spornou je určite otázka monitorovania elektronickej pošty (najmä obsahu e-mailových správ prijímaných v zamestnaní), kde možno pozorovať dva názorové prúdy:
n z pohľadu ústavnej garancie zachovania dôvernosti prepravovaných správ - dôvernosť prepravovaných správ je garantovaná ústavou SR,
n z pohľadu práv zamestnávateľa kontrolovať využívanosť aktív a chrániť obchodné tajomstvo.
Nesporne prospešnou by bola jednoznačná právna definícia podmienok a rozsahu monitorovania elektronickej pošty v pracovno-právnych vzťahoch vo forme platného zákona. Veľa krajín má túto problematiku ošetrenú práve existenciou právnej normy, ktorá jasne určuje, aké podmienky musí zamestnávateľ splniť pre to, aby mohol monitorovať aj obsahovú stránku elektronickej pošty prijímanej zamestnancami na počítačoch, ktoré prevádzkuje.
