Prostredníctvom SAP Business Workflow poskytuje SAP efektívny nadrámcový medziaplikačný nástroj, ktorý umožňuje integrovaný elektronický manažment podnikových procesov. Uľahčuje elektronické spracovanie štruktúrovaných procesov, ktoré zahŕňajú množstvo činností objavujúcich sa v podobnej alebo identickej forme a ktoré sa týkajú viacerých osôb alebo oddelení a vyžadujú vysokú mieru koordinácie.
A práve tento nástroj v kombinácii s optickou archiváciou sa rozhodli v spolupráci so spoločnosťou itelligence zaviesť v rámci projektu SAP u jediného výrobcu tabakových výrobkov na Slovensku v S.I.T. Bratislava.
Vývoj projektu bol zameraný na dosiahnutie nasledovných cieľov:
* Optimalizácia obchodných procesov
* Zrýchlenie toku informácií
* Využitie integrovaných operácií v rámci SAP
* Akcelerácia zúčtovania (mesačná uzávierka, prevody, …)
* Optimalizácia oprávnených osôb (osoby oprávnené k podpisu, peňažné limity, …)
* Zjednodušenie vyhľadávania dokumentov (daňová kontrola, prevo- dy, …)
* Centralizácia prichádzajúcich dodávateľských dokumentov
* Spracovanie dokumentov v elektronickej forme „kancelária bez papierov“
* Vyhýbanie sa problémom spojeným s integrovanými operáciami (telefón, fax, mail, …)
V rámci prieskumu obchodných procesov umožnilo nové informačné zabezpečenie vyvinúť rýchlejší a účinnejší systém v nasledovných oblastiach:
* Príjem a spracovanie došlých faktúr
* Evidencia a sledovanie požiadaviek a objednávok nákupu
* Systém schvaľovania a uvoľňovania z vecného a finančného hľadiska
Ako príklad využitia workflow možno uviesť proces spracovania dodávateľských faktúr v rámci modulov FI (finančné účtovníctvo) a MM (materiálové hospodárstvo). Prijaté faktúry sú prevedené do elektronickej formy naskenovaním a uložené do optického archivačného systému. Na základe preddefinovaných kritérií je v elektronickej forme dispečerom distribuovaná do všetkých oddelení a všetkým osobám, ktorých účasť je potrebná pri jej schvaľovaní a spracovaní. Príslušný užívateľ dostane do svojej poštovej schránky v rámci systému SAP úlohu, ktorú prevezme a spracuje, schváli alebo odmietne, skontroluje alebo zaúčtuje. Po zaúčtovaní faktúry v systéme SAP je automaticky vytvorené prepojenie na jej originál v optickom archíve, takže je možné kedykoľvek ju vyhľadať a zobraziť.
SAP Business Workflow monitoruje stav spracovania úloh, čo umožňuje analyzovať časové hľadisko spracovania jednotlivých úloh. Analýzou je možné zistiť prípadné oneskorenie pri spracovaní úlohy užívateľmi s následným hlásením nadriadenému. Samozrejmosťou je zabezpečenie zastupiteľnosti jednotlivých pracovníkov, v prípade choroby lebo dovolenky preberá úlohu zástupca. Celý tento proces zrýchľuje tok informácií, nedovoľuje stratu došlého dokumentu, zjednodušuje prehľadnosť v postupe spracovania, ako aj vyhľadávanie dokumentov. Tento príklad prestavuje jeden typ použitia Workflow v spoločnosti SIT Bratislava. SAP Business Workflow umožňuje namodelovať akýkoľvek podnikový proces, ktorý si vyžaduje koordináciu viacerých oddelení, osôb a činností. Podnikový proces integrovaný do systému Workflow zabezpečuje korektný tok spracovania z hľadiska postupov, termínov a kompetencií.
(r)
