Peter Cigáň: „Informačné technológie (IT) a informačné systémy (IS) v priebehu posledných rokov zaznamenali prudký rozvoj. Tento rozvoj bol podporovaný i významným rozvojom telekomunikačného priemyslu a globalizáciou svetovej ekonomiky. Napriek tomu očakávania vrcholových manažérov firiem od IS a IT boli relatívne stabilné - zníženie nákladov, zníženie administratívy, získanie lepšej kontroly nad firmou prostredníctvom dostatku relevantných informácií, skvalitnenie plánovania a zvýšenie flexibility v riadení. Je to i snaha patriť do skupiny moderných firiem pripravu-júcich sa na výzvy budúcnosti. Najväčšou výzvou budúcnosti bol rozvoj internetu, od ktorého manažéri očakávali zrýchlenie, skvalitnenie a zefektívnenie komunikácie, získanie potrebných informácií o trhoch a konkurencii, nárast predaja prostredníctvom využitia nového reklamného média a odstránením obchodných a distribučných medzičlánkov a geografických bariér.“

* Napĺňajú sa očakávania užívateľov?

Roman Vadina: „I keď na Slovensku boli realizované i úspešné implementácie IS vo firmách, celková situácia je neuspokojivá. Na výskume vedenom na Slovensku v roku 2000 len 8 % firiem a jej manažérov uviedlo, že sú spokojní so svojím IS a ten pokrýva ich potreby a požiadavky. Dokonca 21 % manažérov uviedlo, že časť IS je nefunkčná a ani nie je predpoklad, že v najbližších šiestich mesiacoch budú uvedené do prevádzky. Situácia je o niečo lepšia v prípade finančných a účtovných modulov.

S určitým odstupom možno konštatovať, že zadefinované ciele v jednotlivých oblastiach sa dosahujú len čiastočne, pretože investície do implementácie, údržby a upgradovania IS sú vysoké a nie je tendencia ich znižovania, pričom akákoľvek zmena organizačnej a riadiacej štruktúry sa okamžite prejavuje vo vysokých nákladoch na úpravu IS a určitý čas trvajúcim informačným chaosom. Existencia paralelných tokov informácií a dokumentov - papierových i elektronických neznižuje ani osobné, ani prevádzkové náklady firmy, pričom často menej kvalifikovaná sila je nahrádzaná kvalifikovanejšou a drahšou pracovnou silou, pracovná vyťaženosť pracovníkov je vyššia. On-line informácie, ktoré sú individualizované, sú často neporovnateľné a nehodnotiteľné, čo brzdí nielen samotné rozhodovanie a riadenie, ale znižuje i jeho kvalitu. Napríklad samotné plánovanie, ktoré je považované za jednu z najsilnejších zbraní, je v súčasných IS riešené predovšetkým systémom časových radov, ktoré sú v súčasnom rýchlo sa meniacom prostredí veľmi málo účinné a nepresné.“

* V čom vidíte hlavné príčiny tohto stavu?

Peter Cigáň: „Chyby pri implementácii IS sú veľmi individuálne, v každom prípade je ich možné rozdeliť minimálne na dve skupiny - chyby na strane používateľa a chyby na strane dodávateľa.“

CHYBY NA STRANE POUŽÍVATEĽA

Firmy často nemajú jasne formulovanú víziu svojho ďalšieho napredovania s definovanými strategickými cieľmi a stratégiami, ktoré podporujú dosiahnutie tohto cieľa v strednodobom horizonte. Táto nevyjasnenosť sa potom prejavuje častými zmenami v oblasti produktovej, cenovej a distribučnej politiky, ktoré sú doprevádzané zmenami v oblasti riadenia, rozhodovania a organizačnej štruktúry. V takomto prostredí je problematické identifikovať informačné a integračné potreby firiem a manažérov a navrhnúť, vybrať a úspešne implementovať vhodný IS. Na IS v procese výberu a implementácie sa potom nepozerá ako na implementáciu integ-račného a informačného nástroja, ktorý nám má slúžiť v budúcnosti, ale ako na cieľ, ktorého uvedením do činnosti máme 99 % práce za sebou.

CHYBY NA STRANE DODÁVATEĽA

Tieto sú založené predovšetkým na vysokej technologickej orientácii dodávateľských firiem. Problém spočíva v implementácii a integrácii IS a IT do prostredia firiem softvérovými odborníkmi, v drvivej väčšine prípadov bez profesionálnych znalostí v oblasti organizačných štruktúr, riadenia a rozhodovania, informačných potrieb jednotlivých úsekov a úrovní manažmentu, manažmentu ľudských zdrojov, marketingu, predaja a distribúcie, nákupu a pod. Preto možno odhadovať, že asi 90 % aplikácií je riešených len automatizáciou existujúceho stavu. Vtedy nie je možné dosiahnuť očakávané synergické efekty použitého IS a upraveného systému riadenia.

Typickým problémom je snaha realizovať celý projekt čiastočne, len nákupom určitých modulov, ktoré samy osebe môžu byť veľmi kvalitné. Zákazníci tento postup používajú z dôvodu nedostatku finančných prost-riedkov, resp. pretože dodávatelia nemajú záujem prísť o zákazníka, a preto realizujú takýto subprojekt. Potreba meniť štruktúru a formu informácií v procese spracovania spolu s ich paralelnými tokmi sa potom podpisuje na nízkej efektívnosti samotného IS.“

* Aký by mal byť správny postup?

Roman Vadina: „Samotný postup pri implementácii IS možno zhrnúť do týchto základných bodov:

1. Definovanie strategických cieľov spoločnosti v horizonte 2- 4 rokov a stratégie, ktorá sa bude realizovať pre do-siahnutie strategických cieľov.

2. Identifikácia existujúcich firemných zdrojov potrebných na realizáciu marketingovej stratégie: ľudské zdroje, systém riadenia a rozhodovania, čas, finančné zdroje, technológie a v neposlednom rade IS a IT. Existujúci stav je potom nevyhnutné porovnať s potrebami a požiadavkami tak, aby bolo možné realizovať marketingovú stratégiu.

3. V nasledujúcom kroku je potrebné definovať požiadavky na IT a IS a jeho prevádzku. Pritom je dôležité dbať na to, aby IS nereprezentoval samostatný a od všetkého nezávislý systém, ale stal sa nástrojom na spájanie ľudí, myšlienok a organizačnej štruktúry a plne využil svoje možnosti.

4. Výber vhodného IS a IT tak, aby podporovali vyššie spomenuté súvislosti. S tým je spojený i výber dodávateľa s dôrazom na integráciu a implementáciu systému, a nie samotnú znalosť produktu, i schopnosť systém ďalej servisovať a modifikovať.

5. Spracovanie presného implementačného projektu s presne definovaným cieľovým stavom v troch parametroch: kvalita, cena a čas.

6. Implementácia projektu s využitím projektového manažmentu upraveného pre potreby implementácia IS a IT.“

* Ako pritom môže pomôcť váš systém eQM (e-Quality Management)?

Peter Cigáň: „eQM je know-how poradenskej spoločnosti Client & Partner a predstavuje komplexný systém využívaný pri výbere, implementácii a prevádzke IS tak, aby boli znížené časové, finančné, administratívne a organizačné náklady spojené s výberom, implementáciou a využívaním IS a IT oproti štandardným postupom. Client & Partner nie je distributérom produktov IS, má však pre svojich klientov k dispozícii metódu pre výber, implementáciu a úspešné prevádzkovanie firemného IS. Súčasťou eQM sú analytické a syntetické nástroje, postupy a metódy, s databázou v praxi už overených riešení konkrétnych situácií a stavov. V prípade našej firmy je eQM realizované špecialistami na jednotlivé oblasti, aby navrhované riešenie pokrývalo potreby a požiadavky užívateľov pri rešpektovaní určitého stavu užívateľa i trendov v konkrétnom odvetví podnikania. Vyššie spomenuté základné body postupu realizácie IS a IT sú súčasťou eQM, pričom prvé tri body systém eQM považuje za kľúčové pri výbere a implementácii IS a IT.“

* Pre koho je eQM určené?

Roman Vadina: „eQM je určené pre firmy, ktoré zvažujú implementáciu nového IS, resp. jeho doplnenie, ale i pre firmy, ktoré sú už v určitom štádiu výberu, resp. implementácie. Vzhľadom na modulovú stavbu systému sa uplatnil i v prípadoch, keď užívateľ už mal implementovaný konkrétny systém, ale jeho činnosť bolo potrebné korigovať. Systém samotný rešpektuje odlišnosti typické pre oblasť služieb i výroby, ako aj pre jednotlivé komoditné odvetvia.“

(r)