ILUSTRAČNÉ FOTO - ČTK
Hoci každý podnikateľ má svoj systém nakladania s poštou, faktúrami či objednávkami, štát chce tieto systémy regulovať a mať o nich prehľad. Snaží sa vraj zabrániť tomu, aby sa ničili dokumenty, ktoré by mohli do svojej opatery prevziať štátne archívy. O zmysle a spôsobe vedenia registratúry sme sa rozprávali s MÁRIOU MRÍŽOVOU z odboru archívov a registratúr sekcie verejnej správy na ministerstve vnútra.
V zákone sa pojmy definujú navzájom. Napríklad registratúrny záznam je podľa neho informácia evidovaná pôvodcom registratúry a pôvodca registratúry je osoba, z ktorej činnosti vzniká registratúra. Čo si má teda živnostník predstaviť pod pojmom registratúra?
Registratúra je súbor všetkých dokumentov súvisiacich s činnosťou právnických i fyzických osôb. Teda účtovné doklady, zmluvy, záznamy z porád, korešpondencia - v písomnej i elektronickej podobe. Zákon pôvodcovi registratúry nariaďuje vypracovať registratúrny plán a registratúrny poriadok. Registratúrny poriadok popisuje jednotlivé kroky pri manipulácii s dokumentmi - od ich prijatia, cez triedenie, ukladanie, zasielanie... Nie je to žiadna novinka, väčšina firiem má na to vytvorený v praxi fungujúci systém, tento systém len treba dať ľudovo povedané na papier, zoficiálniť ho formou internej smernice. Registratúrny plán člení registratúru do vecných skupín - napríklad všeobecné záznamy, obchodná agenda, ekonomická agenda, personálna agenda a podobne.
Vzťahuje sa povinnosť viesť registratúru na všetkých podnikateľov, aj keď nefungujú podľa zákona o živnostenskom podnikaní, teda aj umelcov, poisťovacích agentov, drobných pestovateľov?
Týka sa všetkých právnických a fyzických osôb - inštitúcií štátnej a verejnej správy, podnikateľov, živnostníkov, nadácií a i. Čiže všetkých subjektov, ktorým pri ich činnosti vzniká registratúra, teda rôzne dokumenty.
Musí podnikateľ evidovať aj dokumenty, ktoré prišli na jeho adresu, ale nesúvisia priamo s jeho podnikaním - napr. novoročné želania od obchodných partnerov či reklamné materiály?
To sú dokumenty, ktoré nesúvisia priamo s predmetom podnikania. Nie je teda potrebné evidovať ich v registratúre.
Podľa zákona má správu registratúry vykonávať osoba s aspoň úplným stredným vzdelaním. Znamená to, že drobný remeselník so základnou školou bude musieť zamestnať človeka na zakladanie papierov?
Zložitosť správy registratúry je priamo úmerná zložitosti členenia príslušného subjektu, od procesov riadenia a kvantity písomnej produkcie. U väčších subjektov sa preto jednoznačne vyžaduje aj splnenie tejto povinnosti. U malých subjektov sa k jej plneniu pristupuje v procese schvaľovania registratúrneho poriadku a registratúrneho plánu špecificky k podmienkam daného subjektu, vždy však s ohľadom na zabezpečenie jednoznačnej ochrany dokumentov. Malý živnostník naozaj nemusí zamestnať stredoškoláka.
Musia si podnikatelia vyhotoviť pečiatky na označovanie registratúrnych záznamov?
V zásade platí predošlá odpoveď. Registratúra jednoznačne vyžaduje označenie každého prijatého dokumentu pečiatkou subjektu, ktorý ho prijal. Možno tak urobiť odtlačkom špeciálnej prezentačnej pečiatky, stačí však aj odtlačok doterajšej firemnej nápisovej pečiatky, ku ktorej uvedieme dátum prijatia a číslo dokumentu z evidencie. Nie je teda potrebná zvláštna pečiatka na označovanie došlých dokumentov. Cieľom registratúrnych pravidiel nie je - zvlášť u malých subjektov - vyvolávať finančné náklady spojené s vyhotovovaním samostatnej pečiatky, zvlášť ak je písomná produkcia veľmi nízka. "Všetky dokumenty, ku ktorým už subjekt vedie osobitnú systematickú evidenciu, môže naďalej evidovať iba prostredníctvom tejto evidencie. Na túto skutočnosť však musí upozorniť už v úvodných ustanoveniach svojho registratúrneho poriadku. Cieľom evidovania dokumentov je zabezpečiť ich jednoznačnú identifikáciu v rámci celej registratúrnej množiny, ak to zabezpečujú aj osobitné evidencie, všetko je v poriadku.
Aký je najjednoduchší možný spôsob vedenia registratúry? Stačí napríklad umelcovi, ktorý eviduje jednu zmluvu a ročne vystaví 12 faktúr, držať všetky papiere v jednom šanóne, alebo potrebuje osobitné fascikle na každý druh dokumentu?
Nechceme nikomu nič komplikovať, zdôrazňujeme, že registratúrny poriadok má byť iba popisom už zavedeného spôsobu manipulácie s dokumentmi, ktorý samozrejme spĺňa základné požiadavky evidovania, bezpečného uloženia, ochrany a pravidelného vyraďovania. Odpoveď teda znie - zariadiť sa tak, ako to bude pre umelca najefektívnejšie.
Zo zákona a vyhlášky vyplýva, že podnikateľ môže dostať 100-tisícovú pokutu, ak nemá registratúru dostatočne chránenú, dokonca aj mrežami na dverách. Musia si všetci drobní podnikatelia, ktorí držali svoju agendu u seba doma, vyčleniť osobitnú miestnosť, sledovať v nej vlhkosť vzduchu a zamrežovať vchodové dvere?
Znovu, netreba za plnením tejto povinnosti hľadať žiadnu senzáciu a nesplniteľnú podmienku. U malých subjektov sa predpokladá bezpečné uloženie dokumentov v priestoroch, ktoré zaručujú ich zachovanie - čo môže byť napr. aj uzamykateľná skrinka alebo iný vhodný priestor. Snahou každého drobného podnikateľa je ochrániť si svoju prevádzku, svoje priestory pred nepovolanými ľuďmi - je jedno, či ju má v byte, alebo v samostatných priestoroch. Doterajšia ochrana prevádzky zrejme bude postačovať aj pre splnenie bezpečnostných opatrení podľa vyhlášky.
Potrebuje podnikateľ povolenie od ministerstva, ak chce z registratúry vyradiť staré dokumenty?
Povolenie potrebuje a potreboval ho aj v súlade s predošlou právnou normou platnou pre oblasť archívnictva. Ide o tzv. vyraďovacie (v starej terminológii skartačné) konanie, procedurálny postup v rámci neho je platný v zásade bez zmeny už niekoľko desaťročí." (Predchádzajúci zákon sa zameriaval na firmy a verejné inštitúcie, nie fyzické osoby, pozn. red.) "Subjekt si stanovuje lehoty uloženia pre jednotlivé vecné skupiny dokumentov. Lehota uloženia je definovaná ako počet rokov, počas ktorých pôvodca registratúry potrebuje daný dokument pre svoju činnosť. Ich stanovenie je teda výlučne v kompetencii jednotlivých subjektov. S výnimkou lehôt uloženia stanovených osobitnými právnymi predpismi (napr. lehotu uloženia účtovných záznamov stanovuje zákon o účtovníctve na 10 rokov).
Ako sa v registratúre archivujú dokumenty, ktoré vznikli elektronicky?
Všetky dokumenty, ktoré sú označené znakom hodnoty A, teda sú potenciálne archívne dokumenty, musia byť zachované vždy aj v papierovej podobe. Všetky ostatné dokumenty môžu byť z pohľadu zákona o archívoch a registratúrach uložené iba vo svojej elektronickej podobe. Subjekt sa vo svojom registratúrnom poriadku zaviaže, že ich bude po celú lehotu uloženia uchovávať v takom formáte a na takom nosiči, aby ich v rámci vyraďovacieho konania dokázal sprístupniť bez narušenia ich štruktúry minimálne na monitore počítača.
Treba archivovať aj dokumenty bez elektronického podpisu, napríklad obyčajný e-mail s urgenciou?
Ak na základe takéhoto e-mailu vznikne nejaké konanie, je to rozhodne minimálne na zamyslenie. Samozrejme, rozhodnutie je v tomto prípade na pôvodcovi registratúry."
Papierové záznamy treba uchovávať na papieri, ktorý spĺňa technické normy. Čo keď podnikateľ dostane objednávku na nevyhovujúcom papieri, ktorý rýchlo podlieha skaze?
Toto odporúčanie platí pre všetkých tých, ktorí dokumenty vytvárajú. S tými doručenými si už asi subjekt neporadí. Niečo však urobiť môže. Napríklad objednávku zaslanú faxom na lesklom faxovom papieri, z ktorého text časom vybledne, možno okopírovať na bežný kancelársky papier.
Zrejme sa zhodneme, že existuje len mizivá šanca, že by pri bežnej podnikateľskej činnosti vznikne dokument, ktorý je natoľko významný pre dejiny slovenského národa, že ho treba uložiť do archívu. Aký je teda význam nútenia podnikateľov do administratívne náročného vedenia registratúry? Napríklad povinnosť archivovať účtovníctvo upravuje iný zákon, a ak chceme väčšiu represiu, mohli sa pokuty definovať jeho novelou...
Nie, tu sa s vaším názorom nezhodneme. O činnosti akéhokoľvek subjektu - aj z hospodárskej sféry - sa historik mapujúci hospodárske dejiny 20. a 21. storočia v Slovenskej republike napríklad o 200 rokov dozvie iba zo zachovaných dokumentov. Archívne dedičstvo je nedeliteľné, bez ohľadu na pôvodcu, vlastníka alebo správcu archívnych dokumentov. Je verejným záujmom zachovať všetky záznamy, o ktorých archív rozhodol, že majú trvalú dokumentárnu hodnotu, pre poznanie dejín Slovenska a Slovákov. Zložitosť historických procesov niekedy pomôže pochopiť maličký detail, ktorý sa nám v súčasnosti zdá nepodstatný.
(Dr. Mrížová na naše otázky odpovedala elektronickou poštou.)
