ktoré na to hodlajú obetovať. Spôsob prezentácie sa bude stále diferencovať podľa toho, či ide o odborný veľtrh či nepredajnú výstavu, alebo veľtrh pre širšiu verejnosť, prípadne predajný veľtrh. Do úvahy musí zobrať aj to, aký segment trhu chce firma udržať alebo obsadiť, koho predovšetkým oslovuje a s akým časovým horizontom pre uskutočnenie transakcií počíta.

Prezentácia na veľtrhu nie je záležitosťou jednotlivca alebo niekoľkých ľudí. V súhrne je to výsledok tímovej práce marketingových odborníkov, výstavných architektov, realizátorov a v neposlednom rade aj odborníkov na produkty a služby, ktoré sú predmetom prezentácie.

Pokiaľ nie je spracovaná obchodná stratégia firmy a výhľad na aspoň trojnásobok periodicity výstavy, nie je zrejmý ani účel prezentácie. Pokiaľ opomenieme to, že tam jednoducho musíme byť (pretože sa to od nás očakáva), potom len zbytočne míňame peniaze. Na základe obchodného plánu je potrebné stanoviť projektový tím, ktorý musí rovnako ako pri iných projektoch sledovať náklady, v tomto prípade pôjde pravdepodobne o režijné náklady firmy a výnosy. Nie je účelom, aby v expozícii bolo úplne všetko, čím sa firma zaoberá. Naopak, niekedy je vhodné vybrať len to, čo bude predstavovať „výstavný trhák“ vo výhľade do ďalšieho veľtrhu. Až bude jasné, čo a prečo sa bude vystavovať, môže sa prikročiť k ďalšiemu kroku, ktorým je architektonický návrh expozície. Existujú firmy, ktoré sa zaoberajú expozíciami pre veľtrhy. Vznikla až nezdravá väzba medzi jednotlivými veľtrhmi a ateliérmi, ktoré pre ne pracujú. Potom dochádza až k takým absurditám, že stánky navrhnuté inými architektmi sú zaťažované dodatočnými poplatkami. Niektoré typy služieb sú direktívne poskytované len organizátorom výstavy (prenajímateľom prezentačnej plochy) a sú nehorázne predražované.

Nechajte si spracovať niekoľ-ko návrhov na vystavovateľský stánok a posudzujte ich zo všetkých možných hľadísk. Zamietnite návrh, v ktorom vám architekt bude siahodlho vysvet-ľovať, čo tým myslel - on tam totiž nebude stáť počas celého veľtrhu a vysvetľovať to návštevníkom. Stánok musí hovoriť sám jasnou rečou. Posudzujte účelnosť priestorov pre schôdzky so zákazníkmi (radšej niekoľko oddelených menších miestností alebo stolíkov než jedna miestnosť - kríženec staničnej haly s čakárňou u zubára). Pamätajte na zázemie pre personál, skladovacie priestory a uzamykateľnú plechovú skriňu, možnosť občerstvenia, telefonické a faxové spojenie s materskou firmou, elektronickú poštu a podobne.

Súčasťou expozície býva panel, na ňom sú uvedené realizované referenčné zákazky. Uvádzajte tie, ktoré majú návštevníkom čo povedať, a tie, pri ktorých možno očakávať kladnú odozvu, ak sa na vašu firmu bude niekto pýtať.

Každá väčšia expozícia musí mať svoju recepciu, kde sa hlásia nielen návštevníci, ale aj personál. Recepcia musí byť na strategickom mieste, aby mohla pôsobiť ako filter medzi skutočnými záujemcami a zberateľmi prospektov.

Personál v expozícii je možné rozdeliť do niekoľkých skupín. Na recepcii obvykle pracujú usmievavé dievčatá, ktorých najdôležitejšou kvalifikáciou musí byť zdvorilosť, ochota, úsmev a znalosť všetkých ostatných zamestnancov firmy. Nepôsobí dobre, ak chce návštevník chce rokovať s pánom XY a recepčná začne zisťovať, kto to vlastne je.

Druhé pásmo tvoria obchodníci. Teda pracovníci, ktorí poznajú svojich zákazníkov, pozvali ich a môžu uspokojiť väčšinu otázok aj náhodných záujemcov. Rov-nako ako recepčné, obchodníci sa vyznačujú ochotou, úsmevom a znalosťou ľudí z firmy, tentoraz nielen tých, ktorí sú alebo majú byť na expozícii, ale vedia, kedy tam budú aj tí ostatní. A rovnako ako u recepčných, aj tu je určitá uniformita - oblek a čo k nemu patrí.

Tretiu skupinu tvoria pracovníci, ktorí nie sú bezprostredne v styku s bežnými návštevníkmi. Patrí sem hlavne vyšší manažment, ktorý sa spravidla ukazuje na otvorení a niekedy pri ukončení, ale títo ľudia majú na každý deň naplánované stretnutia s V.I.P. rovnakej úrovne, ako sú oni sami. Spravidla je každý deň prítomný jeden z pracovníkov vrcholového riadenia. Recepcia vie, ktorý je to dnes a kedy tu bude ten, koho významný zákazník hľadá. V pozadí sa zdržujú aj experti firmy pripravení odpovedať na fundované otázky a prezentovať produkty na zvyčajne technicky vyššej úrovni. Ich odbornú asistenciu si spravidla vyžiada niekto z druhého nárazníkového pásma. Pretože aj títo odborníci sú súčasťou expozície, musia byť oblečení podľa požiadaviek. Zdanlivo mimo expozíciu, a napriek tomu nesmierne dôležitú skupinu vlastných zamestnancov tvoria tí, ktorí neboli poverení konkrétnou funkciou, ktorí prišli na veľtrh len tak v civile, korzujú po areáli a cyklicky sa vracajú k materskému stánku, a preto sa tam vždy nájde aspoň jeden. Nedovoľte to! Lepšie je však týmto nedorozumeniam predísť a vydať pre obdobie výstavy nejaký vnútorný predpis. Spoliehať sa na to, že ľudia to sami vedia, sa nemusí vyplatiť a žiadna firma si nemôže dovoliť stratiť dobrú povesť.

- Všetci, ktorí nejakým spôsobom prezentujú firmu, sú teda označení menovkou a túto menovku nosia tak, aby bolo na prvý pohľad zrejmé, že patria k firme.

- Občerstvenie je kapitolou samou o sebe. Musí byť k dispozícii a v dostatočnom množstve pre všetkých. Vážení zákazníci sú pohostení podľa svojej chuti a záujmu. Nie tak vlastní zamestnanci. Pre tých musia platiť prísne zákazy. A hlavne, občerstvenie vlastných pracovníkov by nemalo byť vidieť. Nie preto, že by sme chceli vzbudzovať dojem, že zamestnávame nadpozemské tvory bez telesných potrieb, ale preto, že prezentér s plnými ústami a zhadzujúci tanierik, ktorý si predtým postavil vedľa počítača, nevzbudzuje práve dobrý dojem. Občerstvenie vlastných ľudí musí prebehnúť v tichu a v zákulisí. Ak je občerstvenie súčasťou obchodného stretnutia alebo rokovania so zákazníkom, platí to isté.

- Darčekové predmety a firemné reklamné predmety sú na špecializovaných veľtrhoch obyčajne drahšie a niekedy špeciálne určené pre danú prezentáciu. Dávajú sa iba konkrétnym obchodným zástupcom konkrétnych firiem. Aby však bolo oslovenie širšie, na recepciách a stolíkoch na okraji stánku bývajú voľne umiestnené lacné reklamné perá, bloky, plagáty, zapaľovače a iné predmety. Koho skutočne oslovia, to spoznáte často už niekoľko metrov od stánku. Letáky odhodené návštevníkmi stánku sú všade, kam sa pozriete. Zrejme boli verejnosti odovzdávané letáky príliš odborné, že okoloidúcim stáli zato len nie-koľko minút.

(r)

(spracované podľa:

Danuše Rodryčová,

Jak prezentovať firmu,

produkt, sebe, názor…,

Grada Publishing)