Nebolo to tak dávno, keď sa medzi povinnú výbavu kancelárie počítala aj rozmerná kopírka, či lokálna atramentová tlačiareň priamo na písacom stole. Pritom kopírovacie stroje patrili pod hospodársku správu a tlačiarne pod úsek informatiky. Málokto vedel presne koľko vlastne stojí jedna vytlačená, či skopírovaná strana. Odhadované náklady na výrobu dokumentu tlačením sú značne konzervatívne a existuje reálny predpoklad, že skutočné náklady sú vyššie. Obstarávacia cena tlačiarne a spotrebný materiál totiž spolu netvoria ani polovicu nákladov spojených s prevádzkou tlačiarne. Väčšiu časť nákladov predstavujú zložky veľmi ťažko vyčísliteľné, ako napr. IT podpora, servis a údržba či nedostupnosť tlačiarne. Investovať do nových modelov tlačiarní nemá opodstatnenie. Budúcnosť patrí outsourcingu, kde sú všetky náklady zahrnuté v cene za vytlačenú stranu. Pre takéto riešenie sa rozhodli aj v spoločnosti Johnson Controls International, s.r.o. Automotive Group. Ing. Peter Čirka, riaditeľ závodu, je spokojný s riešením, vďaka ktorému vymenili cez 20 lokálnych tlačiarní, dve analógové kopírky a niekoľko faxov za 4 multifunkčné zariadenia, čo prinieslo zníženie nákladov o 20-30 %.
Prečo potrebujete tlačiť dokumenty? Neprichádza do úvahy prechod aspoň z časti na ukladanie v elektronickej podobe?
Dáta delíme na tie, ktoré archivujeme a tie môžu mať elektronickú podobu a na tie, ktoré potrebujeme nevyhnutne vytlačiť. Sú dáta, ktoré sa vďaka tomu, že pracujeme v automobilovom priemysle uchovávajú až 15 rokov, nato máme vybudovaný systém elektronickej archivácie. Dáta, ktoré súvisia s vizualizáciou na výrobnej linke musia byť v tlačenej podobe umiestnené tak, aby boli stále na očiach, aby sa dalo podľa nich pracovať. Neviem však povedať, či tlačíme veľa, alebo málo. Vieme počet strán vytlačených mesačne a z toho sa odvíjalo riešenie šité na mieru. Základný stimul, prečo sme oslovili spoločnosť Konica Minolta Slovakia bol ten, že sme chceli tlač dokumentov optimalizovať, ale hlavne zlacniť.
Aké vysoké náklady pre vás znamenal prechod na nové riešenie?
Náklady boli minimálne, pretože ide o riešenie, ktoré si nevyžaduje investície, to je veľké plus. Jediné čo sme museli pripraviť boli dátové rozvody. Zariadenia, ktoré využívame sú stále vo vlastníctve firmy Konica Minolta Slovakia, my platíme prenájom zariadení vo forme nákladov na jednu vytlačenú stranu, v ktorej sú sústredené náklady na toner, údržbu, papier si nakupujeme sami, hoci aj ten sa tam dal zahrnúť. Nesmieme zabudnúť ani na nevyhnutnú podporu vo forme tréningu a zaškolenia, nielen na úrovni IT, ale pre všetkých pracovníkov, ktorí prichádzajú do styku s novými zariadeniami.
Vo veľkej miere využívate faxovú komunikáciu, ako sa zmenila po nasadení multifunkčných zariadení?
Prvotný zámer bol, že sme vyžadovali len kopírovanie a tlačenie dokumentov. Nakoniec sme však zvážili aj skenovanie a faxovanie. Momentálne sa tie zariadenia naozaj využívajú ako multifunkčné. Doteraz sme dokumenty skenovali na stolných skeneroch, pri väčšom množstve strán to zabralo dosť času. Dnes stačí dokumenty vložiť do zásobníka a zariadenie ich zoskenuje a následne môže poslať ako prílohu do e-mailu, či ako fax.
Ako sa osvedčil prístup cez identifikačné karty?
Na jednej strane znížime náklady tým, že znížime počet tlačiarní. Tým pádom znížime aj náklady na servis a nevyhnutnú obsluhu, no na druhej strane stratia naši pracovníci určitý komfort. Pôvodné tlačiarne, ktorých bolo vyše dvadsať, nahradili 4 multifunkčné zariadenia, ktoré sú umiestnené na chodbe a teda treba urobiť dva - tri kroky navyše. To bola vlastne prvá spätná väzba, že sa zamestnanci nabehajú. Prišli sme však na zaujímavé riešenie: využili sme čipové karty zamestnancov, čím sa dajú eliminovať tieto pohyby, pretože materiály odosielané na tlač sa môžu sústrediť na serveri a vytlačiť naraz. A nielen to, pracovník si môže zvoliť aj zariadenie, na ktorom bude tlačiť, ak by bolo momentálne niektoré obsadené. Na jednej strane sme sa snažili vyjsť v ústrety pracovníkom a na druhej je tým možná kontrola každého jedného konkrétneho pracovníka koľko vytlačil či nakopíroval. Mesačné vyhodnotenia pomáhajú kontrolovať správnosť nasadeného riešenia, keďže máme zmluvu postavenú na počet vytlačených strán. Po dosiahnutí zmluvne dohodnutého počtu strán, Konica Minolta Slovakia zabezpečí výmenu a dodá nové zariadenia.
Ako rýchlo sa prejavili dôsledky nasadenia tohto riešenia?
My máme v rámci firmy nasadenú metódu Six Sigma, ktorá je čoraz populárnejšia a prichádza aj do iných firiem. Ide o zvyšovanie produktivity a kvality. Spracúvajú sa rôzne dáta, vyhodnocujú procesy a nachádzajú sa eventuálne slabé miesta a navrhujú nové riešenia. My sme do tejto zmeny nešli bez toho, aby sme si nezrátali, či sa to oplatí. Náš človek si vyžiadal všetky potrebné dáta, vypracoval analýzu a na základe toho sme vyhlásili výberové konanie a nechali spraviť ponuky od troch firiem. Konica Minolta Slovakia vyšla ako víťaz, lebo dokázal ponúknuť komplexné riešenie za cenu, ktorá bola pre nás prijateľná. Naša centrála v Európe odporúča takéto riešenie aj pre ostatné pobočky ako smer, ktorým sa uberať pri ďalšom znižovaní nákladov.
