Zúčastnila som sa medzinárodnej konferencie o cestovnom ruchu v Poprade. Osvetlenie v plenárnej miestnosti bolo „zážitkom“ pre všetkých. Regulácia bola jednoznačná: svetlo alebo tma. Ak rečník prezentoval svoj príspevok s premietaním grafov či obrázkov, poznámky si mohli písať len účastníci sediaci v poslednom rade. Tam svietilo miniatúrne svetielko. V prípade, že sa prezentácia na plátne skončila, vždy musel niekto z posledného radu vyskočiť a zažať osvetlenie miestnosti. Ak nevyskočil, rečník pokračoval v tme.

Tento zážitok ma podnietil opätovne nahliadnuť do materiálov, ktoré sa zaoberajú problematikou kongresov a konferencií.

Kongresové centrá sú definované ako budovy, ktoré sa využívajú na mítingy a boli projektované a postavené špeciálne na tento účel. Ich primárna úloha spočíva v uskutočňovaní komerčných výstav a veľtrhov tiež v realizácii mítingov, konferencií a kongresov. Často sú tieto účely prepojené, súčasťou veľtrhu je odborná konferencia alebo naopak, súčasťou kongresu či konferencie je výstava, prezentácia firiem a pod.

Kongresové centrá musia byť vybudované v súlade s medzinárodnými štandardmi. Tieto štandardy majú charakter kvalitatívnych noriem, ktoré vydala Asociácia medzinárodných kongresových centier. Štandardy upravujú hlavne nasledovné kritériá:

- priestorové kritériá (vybavenie budovy, telefóny, výťahy, bezpečnosť, toalety, elektrické napätie, prednáškové miestnosti, audiovizuálne zariadenia, nábytok, pódiá, údržba),

- manažment podujatia (administratívne kompetencie, predaj a marketing, personálne zabezpečenie a pod.),

- význam podujatia v meste (hotelové ubytovanie, dopravné služby, informačné zdroje).

Kritériá, ktoré upravujú technickú základňu kongresových centier, sú veľmi náročné. To je aj dôvod, prečo len malý počet stredísk v Slovenskej republike môže oprávnene niesť názov kongresové centrum. Väčšina centier daného charakteru u nás spĺňa požiadavky len na organizovanie konferencií a ďalších menších podujatí tohto typu.

Konkrétnym príkladom môže byť požiadavka na minimálne priestorové vybavenie kongresového centra. Medzinárodný štandard stanovuje požiadavku veľkosti sály na plenárne zasadnutia v prepočte 0,7 metra štvorcového na jednu zúčastnenú osobu. Ďalšia požiadavka, ktorá vyplýva z počtu účastníkov, sa vzťahuje na kapacitu ďalších rokovacích miestností v rozsahu 80 % z celkového počtu účastníkov. Takže pri počte 300 účastníkov sú potrebné napríklad tri miestnosti po 80 miest. Priestory na stravovacie služby sú tiež definované v rozsahu 60 % z počtu účastníkov s koeficientom plochy jeden meter štvorcový na osobu. To znamená, že pri počte 300 účastníkov je potrebných 180 stoličiek na ploche 180 metrov štvorcových.

Ak by sme chceli vedieť požiadavky na technické vybavenie kongresového centra, štandardy upravujú základné parametre, ktoré sa týkajú akustiky, osvetlenia, tlmočníckych zariadení v súlade s normami ISO 2603, audiovizuálne prístroje, napojenie ISDN a podobne. Vzhľadom na skutočnosť, že veda a technika idú míľovými krokmi vpred, nie je potrebné hľadať v daných štandardoch parametre, ktoré by prikazovali kongresovému centru počet dataprojektorov alebo počet flip chartov či magnetických tabúľ.

Každé kongresové centrum musí zabezpečiť všetku prístrojovú techniku, ktorú si organizátor objedná. Tieto objednávky sú čoraz náročnejšie. V kongresových centrách je bežné vybavenie počítačmi so softvérom a kvalifikovaným personálom, ktoré umožnia v priebehu niekoľkých sekúnd spracovať hlasovanie prítomných a výsledky v grafickom prevedení okamžite prezentovať na všetkých plátnach, ktoré sú v sále k dispozícii. Videokamera, ktorá priblíži dis- kutujúceho účastníka z pléna na veľkoplošné plátno, je v praxi kongresových centier bežnou záležitosťou. Ale nemusíme hovoriť len o elektronických zariadeniach. Organizátori medzinárodných kon- gresov už vyžadujú i také precíznosti, ako je napr. výškovo nastaviteľný rečnícky pult.

ĽUDMILA NOVACKÁ