Pojem outsourcing zaznieva už pomerne často nielen v odborných médiách, ale aj z úst slovenských manažérov. Na Slovensku máme špecializovaných poskytovateľov outsourcingových služieb, prejavilo sa to aj nárastom počtu off-shore centier, napríklad v bratislavskom regióne. Hlavnými oblasťami, ktoré sú predmetom tohto typu služieb je najmä oblasť informačných technológií, financie a účtovníctvo, ale aj prevádzkovanie call centier. Čoraz populárnejšie je ponechať personálne aktivity - nábor, výber či vzdelávanie zamestnancov externej organizácii. Na slovenskom poli outsourcingu sme zaznamenali aj novinku pri odčlenení správy skladov a prenechanie ich prevádzky externej firme.
Podľa existujúcich štúdií renomovaných konzultačných spoločností medzi najzaujímavejšie trendy v Európe a USA sa radí outsourcing činností v oblasti obstarávania a nákupu (procurement outsourcing). Uplatňuje sa najmä pri veľkých podnikoch, často s globálnou pôsobnosťou. V súčasnosti je táto oblasť outsourcingu v rozvoji, v budúcnosti by však mala patriť k štandardným metódam na optimalizáciu nákladov a zlepšenie kľúčových schopností firiem.
V súčasnosti medzi najbežnejšie outsourcované časti procesu obstarávania a nákupu patrí hosting aplikácií na podporu nákupu. Podľa štúdie plných 40 % zúčastnených spoločností outsourcuje práve tieto služby a tento podiel by mal narásť na 75 % v roku 2006. Medzi ďalšie služby, ktoré sú predmetom outsourcingu patrí cyklus objednávania a platieb a správa skladových zásob. Najmenej spoločností zveruje outsourcingovým partnerom procesy strategického obstarávania.
Podľa výsledkov štúdií takmer polovica firiem z Európy a USA zvažuje, že bude v nasledujúcich troch rokov outsourcovať niektoré činnosti v oblasti obstarávania (nákupu), čo je dvojnásobne viac v porovnaní s 22 % respondentov, ktorí tvrdia, že v ich spoločnostiach už v súčasnosti zabezpečujú niektoré aspekty obstarávacieho procesu prostredníctvom externých poskytovateľov služieb.
V oblasti nákupu ide najmä o nákup kancelárskych potrieb, komplexné obstarávanie služobných ciest. Nákup v oblasti IT & hightech údržby, opráv a prevádzky, logistike a profesionálnych služieb je iba v rannom štádiu, ale určite na programe dňa.
Motivácia podnikov pre outsourcovanie svojich nákupných aktivít sa nezakladá iba na znižovaní transakčných nákladov. Prostredníctvom prenechania nákupu menej strategických oblastí externému poskytovateľovi sa podniky môžu sústrediť na svoje strategické komodity. Tými sú napríklad suroviny potrebné na výrobu konečného produktu firmy. Prínosy outsourcingu nákupných aktivít sa prejavujú zlepšením využitia pracovného kapitálu firiem, čo priamo súvisí s ich cash flow.
Spoločnosti zároveň očakávajú, že skúsenosti externej organizácie prispejú k transformácii danej výdavkovej kategórie. Ide najmä o zvýšenie prehľadnosti danej kategórie, zníženie počtu dodávateľov. Aplikuje sa štandardizácia nakupovaných materiálov a produktov vo všetkých divíziách či oddeleniach.
Úspory transakčných nákladov sa nedosahujú ani tak zvýšením množstva objednávaného tovaru, ale efektívnou prácou s dodávateľ-mi v odvetví na základe expertných skúseností. Preto sa v praxi stretávame s prenechaním nákupných aktivít viacerým poskytovateľom, podľa ich špecializácie na danú nákupnú kategóriu.
Oproti trendu nárastu outsourcingu nákupu, existujú však aj obavy manažmentu firiem. Týkajú sa najmä zachovania konzistentnej kvality dodaných materiálov či tovarov a dosahovania úspory nákladov v porovnaní s poplatkom za outsourcing poskytovateľovi.
Zároveň sa manažment obáva potenciálnej závislosti na poskytovateľovi a straty kontroly nad svojimi výdavkami.
Odpoveďou na tieto obavy by malo byť stanovenie riadiacich a kontrolných parametrov, ktorých pravidelné sledovanie predíde nepríjemnému prekvapeniu oboch strán.
Poskytovatelia outsourcingu obstarávania musia mať hlavne skúsenosti v danej komodite, orientovať sa na trhu dodávateľov, poznať trendy a ekonomiku odvetvia.
Od poskytovateľa takejto služby sa očakáva nielen prebratie nákupných aktivít, ale aj premena celého nákupného procesu.
Externé firmy splnia očakávané výsledky spojené so znížením nákladov, pretože hlavným predmetom ich podnikania je práve nákup a celé spektrum súvisiacich aktivít. Sem zahŕňame napríklad analýzu odvetví a potenciálnych dodávateľov, prípravu a vedenie tendrov, vyhodnotenie ponúk, rokovania s dodávateľmi a prípravu na uzavretie kontraktov.
Rozšírenie outsourcingu obstarávania
Outsourcing obstarávania je vo svete najviac rozšírený v odvetví telekomunikácii, informačných technológií, mediálnom a zábavnom priemysle. Nezaostáva ani chemický, ropný priemysel a energetické firmy. Podniky automobilového priemyslu vzhľadom na šírku a rozsah používaných komodít sú tiež dôležitými zákazníkmi poskytovateľov outsourcingu nákupu.
Ďalšie sektory, ktoré boli tradične proti outsourcingu nákupu - finančné inštitúcie a banky, či zdravotnícke firmy - skúmajú, akým spôsobom by mohli zvýšiť optimalizáciu svojich obstarávacích aktivít, a nákup ktorých položiek by bolo vhodné prenechať dodávateľom.
Veľkosť firmy (posudzovaná podľa výšky tržieb) je najvýraznejším indikátorom súčasného aj očakávaného budúceho využitia externých poskytovateľov služieb v oblasti obstarávania. Presne 31 % najväčších spoločností, ktoré sa zúčastnili spomínaného prieskumu, v súčasnosti outsourcuje niektoré z činností obstarávania, zatiaľ čo 36 % z nich tvrdí, že tak plánujú urobiť v budúcnosti. Na druhej strane, iba 15 % menších spoločností tvrdí, že v súčasnosti využívajú outsourcing v oblasti obstarávania, ďalších 34% z nich ho zamýšľa využívať v bu-dúcnosti.
Podniky, ktoré budú s najväčšou pravdepodobnosťou využívať outsourcing pre všetky alebo časť procesov súvisiacich s obstarávaním, sú najmä veľké spoločnosti, ktoré už vyčerpali možnosti dosiahnutia úspor vlastným úsilím, avšak chcú aj naďalej pokračovať vo vytyčovaní si ambicióznych cieľov v oblasti znižovania nákladov.
Príklady špičkových aplikácií pre outsourcing nákupu
Sprievodným javom je nárast vytvárania a používania aplikácií na internetový nákup, či e-procurement. Základnou myšlienkou je osloviť pomocou tejto aplikácie dostupnej cez web čo najširší možný okruh dodávateľov žiadanej komodity a umožniť ich nezávislé porovnanie.
Zvyčajný model je založený na poskytovaní takejto aplikácie outsourcingovým partnerom ako jednej zo služieb. Zákazník vyšpecifikuje, o aké druhy tovarov a komodít má záujem, a uvedie presné charakteristiky a špeciálne atribúty. Osloví sa kruh potenciálnych dodávateľov a tí potom vkladajú svoje ponukové katalógy v štandardizovanej forme priamo do aplikácie. Dodávatelia tiež pripájajú základné údaje o svojej firme a aj údaje o finančnom stave spoločnosti.
Aplikácia tak umožňuje porovnanie ponúk a ich vyhodnotenie, ba dokonca i návrh kontraktov. Celé ponukové konanie sa takto značne sprehľadní a zjednoduší. S vybranými dodávateľmi sa neskôr vedú rokovania, ktoré smerujú až k úspešnému uzavretiu kontraktu.
Podniky môžu dosiahnuť väčšie prínosy z využitia outsorcingu. ak zároveň dokážu zmeniť interný proces zadávania požiadaviek pre nákup. Vo firme je možné integrovať tento proces od vzniku požiadavky na komoditu jej zadaním do špecializovaného softvéru. Ak teda daný tovar či materiál potrebuje organizácia nakúpiť, zjaví sa užívateľovi ponuka typov a dodávateľov. V prípade, že sa materiál ešte nenakúpil, požiadavka sa odošle príslušnému poskytovateľovi nákupných činností.
Procurement outsourcing sa stáva nositeľom transformácie nákupného procesu a je prechodom od taktického a operatívneho zásobovania k strategickému nákupu.
TOMÁŠ SCHWARTZ,
FRANTIŠEK PISK,
Accenture
Zdroj:
Od apríla do júla 2003 sa 219 vedúcich pracovníkov útvarov obstarávania zo spoločností pôsobiacich v 14 európskych krajinách a USA zúčastnilo internetového prieskumu týkajúceho sa súčasnej a výhľadovej praxe v oblasti obstarávania. V spoločnostiach s príjmami presahujúcimi 500 mil. USD pracuje 83 % respondentov a 67 % firiem má pobočky v piatich alebo viacerých lokalitách. Respondenti boli z odvetvia výroby, telekomunikácií, maloobchodu, služieb a verejného sektora.
