riadenie vyžaduje sofistikovaný prístup k problematike.

Keďže stratégie riadenia neraz vychádzajú s nemalou váhou práve z účtovnej, finančnej a skladovej evidencie, je viac ako dôležité používať informačný systém, ktorý svojou komplexnosťou pokrýva všetky segmenty podnikania a riadenia tak, aby dokázal v ktoromkoľvek momente poskytnúť aktuálny prehľad nielen o účtovných, ale aj o finančných a manažérskych veličinách. Iba ich analýzy a vyhodnotenia sú neraz jedinou správnou cestou k efektívnemu riadeniu. To, čo kedysi v podnikoch vykonávali na papieroch ručne celé analytické tímy, dokážu dnes s ľahkosťou poskytnúť manažmentu softvéry.

Informačný systém nie je účtovný program

Práve to je rozdiel, ktorým sa od seba vzájomne odlišujú jednoduché účtovné balíky a komplexné informačné podnikové systémy. Kým bežné účtovné programy dokážu typicky vytvárať výstupy pre riadenie iba vo forme stavových zostáv skladových zásob, súpisov inventáru, zostatkov bankových účtov a pokladníc či priebežných výkazov o hospodárskom výsledku, informačné systémy poskytujú hlbší a analytickejší pohľad na celkovú problematiku. Okrem aktuálneho stavu dokážu poskytnúť podrobný prehľad i o vývoji situácie a kľúčových zlomových bodoch.

Komunikácia s okolím je dôležitá

Spoločnosť Softip účinkuje na tomto trhu softvérov okrem iných i so svojim balíkom Herkules Softip, ktorý prináša používateľovi všetky moderné prvky softvérov tejto kategórie. Informačný systém je po architektonickej stránke navrhnutý s viacúrovňovou logickou štruktúrou, pričom nezaostáva ani komunikácia s okolitým prostredím. Vďaka hlbokému zasadeniu do funkcií operačného systému Microsoft Windows umožňuje tento balík aktívne komunikovať nielen s aplikáciami kancelárskeho balíka Microsoft Office (Word i Excel), ale prostredníctvom formátovanej schránky Clippboard s ľubovoľnými tretími aplikáciami. Prehľadné jednotné grafické usporiadanie modulov, podpora práce s klávesovými skratkami a jednoduché využitie myši robia z tohto balíka skutočné centrum riadenia podniku. Ak si k základnej možnosti pripočítame i funkcie exportu dát po aplikovaní filtrov, použiteľnosť sústredených dát je skutočne široká.

Jednoduchosť, spoľahlivosť a bezpečnosť zároveň

Čím je softvérový balík komplexnejší, tým komplikovanejším sa stáva jeho ovládanie. Pri balíku Herkules Softip akoby toto pravidlo vôbec neplatilo. Vďaka rozdeleniu systému na jednotlivé stavebné moduly s možnosťou samostatného licencovania a jednotným používateľským rozhraním so zhodnou logikou sa stáva ovládanie rutinou. Pracovník, ktorý zvládne obsluhu ľubovoľného z modulov automaticky zvláda v rámci hraníc svojej ekonomicko-účtovnej odbornosti ľubovoľný iný modul. Keďže každý z modulov pri prihlasovaní vyžaduje i identifikáciu pracovníka menom a heslom s možnosťou riadenia prístupu, dáta je možné z pohľadu používateľa ochrániť pred nepovolaným okom. Aby však informačný systém pracoval spoľahlivo, dôležité je, aby bol neustále synchronizovaný s platnou agendou a štátnymi reguláciami. Včasné aktualizácie softvéru zo strany jeho výrobcu doposiaľ nezaznamenali žiadne omeškania, ktoré by situáciu komplikovali.

Skladačka pre každú veľkosť podniku

Podobne ako pri iných informačných podnikových systémoch, i v tomto prípade sa stretávame so značnou modulárnosťou, ktorá umožňuje firme alebo podniku zvoliť si taký rozsah modulov, ktorý potrebujú. Okrem bežnej podnikateľskej sféry je zabezpečená i podpora pre rozpočtové organizácie, čo rozširuje možnosti nasadenia. Jadrom celého systému je aplikačné centrum a konfiguračný modul Central, ktoré prostredníctvom jednotlivých licencií umožňujú prístup k modulom. V module Central je možné konfigurovať nastavenie systému ako celku, vytvárať používateľské účty a priraďovať ich k jednotlivým modulom, spravovať databázy, plánovať nočné úlohy a komunikovať prostredníctvom špeciálneho modulu a internetu s technickou podporou. Aktualizácia číselníkov a aplikačných modulov priamo prostredníctvom internetu je v dnešnom digitálnom veku samozrejmosťou.

Architektúra

Zhodnotiť v pár slovách vzájomné väzby jednotlivých modulov by bolo azda nemožné. Vzťahy sú natoľko previazané, že môžeme jednoducho povedať, že všetko súvisí so všetkým. Ak sa však na situáciu pozrieme s nadhľadom, zistíme že na rovnovážnej základnej úrovni stoja základné evidenčné moduly, nad nimi stojí manažérsky analytický nástroj, ktorý je akýmsi agregačným nástrojom na zber a vyhodnocovanie dát o celom podniku a jeho procesoch, a modul slúžiaci na kontrolu obrátkovosti a ekonomickosti prevádzky z viacerých pohľadov.

Aby sme si však dokázali vytvoriť obraz o tom, čo všetko svojimi funkciami tento balík pokrýva, pozrieme sa v krátkosti na jednotlivé moduly.

Pokladnica: Hotovostné finančné toky a práca s ceninami sú evidované práve v tomto module, ktorý nechýba v žiadnej agende. Okrem viacerých pokladníc evidovaných v domácej mene je možné s previazaním na kurzové lístky a kontrolné mincovky pracovať i v cudzích menách. Ceniny však majú vždy korunové hodnoty.

MultiBanking: Domovom evidencie bezhotovostných pohybov je modul MultiBanking, ktorý umožňuje pracovať nielen s prevodnými a inkasnými príkazmi, ale aj so šekmi, úverovými účtami a splátkami. Digitálny vek si vyžiadal, aby prebiehala komunikácia s bankami elektronicky. Obojstranné zabezpečené dátové toky s osemnástimi peňažnými ústavmi zabezpečujú nielen jednoduché úhrady, ale aj pohodlné preberanie digitálnych výpisoch o pohyboch. Nechýba ani pohľad na očakávané úhrady od partnerov.

Financovanie: Tento modul sústreďuje do jedného celku operácie, ktoré vplývajú na finančné toky. Ide hlavne o fakturačnú agendu na vstupe a výstupe, generovanie úhrad, a prácu s financiami. Rozúčtovanie faktúr a mesačné uzávierky sú jadrom tejto časti systému. Pri sumarizovaní opakovaných a predpokladaných finančných tokoch je tak možné vytvárať predbežné analýzy budúcich finančných tokov. Jedno- duché štatistiky sú bonusom nad rámec konkurečných balíkov.

Riadenie odbytu je modulom logistiky predaja. Tu je evidovaný celý proces odbytových obchodných vzťahov od vzniku rezervácie či objednávky až po finálnu fakturáciu na základe dodacích listov. Priame napojenie na skladovú evidenciu je popri saldokonte v tomto prípade základným vzťahom náväznosti na iné moduly.

Okrem tovarových položiek umožňuje systém prácu s obalovou technikou a službami, jednoduché preceňovanie tovarov a nasadzovanie údajov, ako aj inventarizáciu. Medzi klasifikáciami tovarov nachádzame i položky ako sady či produkty zostavené na základe rozpisov technicko-hospodárskych noriem. Nezabudlo sa ani na reklamácie, ktoré sa nachádzajú pri iných systémoch zväčša v samostatnom module.

Riadenie materiálno-technického zásobovania si na mušku berie automatizáciu agendy skladového hospodárstva. Okrem priebežného zisťovania aktuálneho prehľadu stavu zásob zabezpečuje prostredníctvom plného previazania s modulmi odbytu a veľkoobchodu odraz pohybov na dokladoch do reálnych zásob.

Moduly Investičný majetok a Drobný investičný majetok otvárajú cestu k evidencii majetku so zabezpečením realizácie odpisov podľa viacerých platných metód.

Ak je drobný investičný majetok pridelený na používanie zamestnancovi, súčasťou modulu je i registrácia takýchto skutočností.

Doprava poskytuje priestor pre kompletnú agendu súvisiacu s osobnou a nákladnou dopravou, ako i s evidenciou prevádzky strojných mechanizmov. Základné vzťahy sú v rámci hierarchií definované vodičmi, vozidlami a strediskami dopravy s následným naviazaním na klientov podniku, pohonné hmoty a k nim prislúchajúce čerpacie karty, trate a materiály.

Platy a mzdy sú realizované tak, aby svojimi funkciami umožnili efektívne riadenie odmeňovania pracovníkov v rámci podnikov bez ohľadu na ich veľkosť či členenie na organizačné celky s umiestnením mimo hlavný stan. Okrem tarifných a hodinových miezd sa počíta i s úkolom, riadenými systémami odmien a prerozdeľovaním mzdových fondov.

Personalistika následne nadväzuje na ostatné moduly evidenciou informácií o zamestnancoch, vrátane archivácie predchádzajúcich stavov. Okrem stavových informácií sa pracuje i s meniacimi sa stavmi hodnôt, napríklad so stavmi dosiahnutých vzdelaní a kurzov a podobne.

Účtovníctvo je modulom, ktorý spája v podvojnom mechanizme údaje zo všetkých pracovných a zberných modulov. Okrem vedenia účtovníctva v súlade s platnou legislatívou umožňuje evidenciu DPH a generovanie všetkých ostatných potrebných výkazov. Podrobná analytika a časová súslednosť sú kľúčovými prvkami, ktoré držia celý systém pohromade.

Nad kompletným mechanizmom informačného systému pracujúceho s primárnymi údajmi stoja systémy s názvami Kontroling a Manažérsky analytický nástroj. Ich úlohou je z bežiacej evidencie automaticky načítavať údaje do vlastného dátového priestoru, v ktorom prebieha následná analýza, ktorej výsledkom sú stovky grafických a tabuľkových náhľadov odrážajúcich aktuálnu situáciu a zmenu stavov v časovom horizonte. Jediným kliknutím tak môžu manažéri, ktorí nedisponujú čiastkovými ekonomicko-účtovnými vedomosťami získať sumarizovaný prehľad o celkovom stave. Špecialitkou sú mesačné správy, ktoré analyzujú celopodnikovú situáciu, v rámci ktorej dokážu odlíšiť ekonomicky aktívne produkty a podnikové procesy od tých, čo dosahujú nulovú finančnú efektívnosť či stratovosť. Súčasťou systému je nielen analýza zisku, ale aj zhodnotenie finančných tokov, pohľadávok, záväzkov a produktovej obrátkovosti.

Záver

Ak by sme tento informačný systém chceli hodnotiť ako celok, môžeme povedať, že ide o skutočne prepracovaný komplexný informačný systém, ktorý je ostrieľaný praxou a bohatým nasadením v aktívnych prevádzkach. Každý z údajov, ktorý je zadaný v ľubovoľnom z modulov je automaticky premietnutý vo všetkých súvisiacich prvkoch. Súčasných tritisícsto používateľov systému

vnieslo do finálneho produktu pri konzultáciách mnohé myšlienky, a tak je možné nasadiť tento systém i v špecifických odvetviach, ktoré sa neriadia bežnými zákonitosťami obchodovania.