V dnešnej dobe fúzií a skupovania firiem vzniká problém, ako vzniknutý „kolos“ riadiť. Náklady na administratívu sú neúmerne vysoké, komunikácia v podniku je stále komplikovanejšia a zdĺhavejšia, čo má vplyv na klesajúcu efektivitu práce. Riešením je využiť možnosti workflow a s tým spojenej archivácie.

Workflow umožňuje zautomatizovať firemné procesy, v ktorom úlohy, informácie alebo dokumenty prechádzajú fázami, ktoré vyžadujú vstup pracovníka do procesu a tým vytvárajú tok dát. Základom systému toku dát je ich prenos prostredníctvom vnútrofiremnej pošty. Typickým príkladom workflow je žiadosť o dovolenku, cestovný príkaz, schvaľovanie vnútrofiremných noriem, schvaľovanie organizačných zmien a chronologické spracovanie úloh, ktoré vyžadujú účasť viacerých oddelení a úrovní v podniku (napríklad údržba kmeňových dát, proces spracovania, žiadanky na obstaranie…).

Poďme si bližšie popísať proces spracovania došlých faktúr do systému SAP R/3 za pomoci archivácie a workflow. Po príchode faktúry do podniku je faktúra zoskenovaná do archivačného systému. Výhodou okamžitého zaarchivovania faktúry je eliminácia straty, poškodenia dokumentu a urýchlenie neskoršieho vyhľadania faktúry. Pri procese skenovania dokumentu systém podľa špecifických znakov (OCR, BARCODE) automaticky zistí, aký typ dokumentu je skenovaný a na základe tejto detekcie vyberie špecifický typ workflow procesu. Podľa typu workflow procesu systém sám určí, kto, kedy a aké informácie musí do procesu vložiť, aby bol úspešne ukončený. Naskenovanie dokumentu spustilo proces, ktorý na základe nami definovaných parametrov ovplyvňuje jeho ďalšie fázy. Napríklad ak hodnota predbežne obstaranej faktúry presiahla nami definovanú hodnotu, bude automaticky doručená pracovníkovi, ktorý je poverený schvaľovaním faktúr, a prípadne informácia o faktúre môže byť zaslaná riaditeľovi. Pokiaľ zodpovedný pracovník neschváli danú faktúru, proces nemôže pokračovať. Týmto krokom je zabezpečená základná bezpečnostná kontrola. Až po schválení faktúry zodpovedným pracovníkom proces pokračuje ďalej a faktúra je následne zaúčtovaná do systému SAP R/3.

Výhodou workflow je možnosť kontroly a sledovania procesov a procesných nákladov vo firme a taktiež umožňuje automatické upozorňovanie zodpovedných pracovníkov na dodržiavanie stanovených termínov.

Výsledkom zavedenia workflow je vysoký rast efektívnosti práce a tým aj vyššia spokojnosť zákazníka s odozvou na jeho požiadavky.

Autor tohto príspevku je členom tímu spoločnosti Itelligence, ktorá vznikla splynutím spoločností SVC a APCON a tým umožnila vznik jedného z najväčších IT a e-business špecialistov, ktorý so svojimi 1500 zamestnancami poskytuje služby svojim zákazníkom vo viac ako 19 krajinách sveta.