Dobrá organizácia pracovného času je dnes už prirodzenou požiadavkou na ktorúkoľvek manažérsku pozíciu. A dnes sa zíde určite aj ľuďom v iných pracovných pozíciách. Zvládnutie zásad Time managementu nám totiž pomáha rozvrhnúť svoj pracovný deň tak, aby sme zostali iba v pozitívnom strese, získali čas na naozaj dôležité úlohy, dokázali správne delegovať prácu a efektívne využívať čas aj na nevyhnutný oddych.

Predpokladá sa, že budúci manažéri alebo odborníci najrôznejších profesií si osvoja základné pravidlá Time managementu už počas svojho štúdia. Aká je teda prax? Odpoveď nám môže dať napríklad prieskum, ktorý realizoval renomovaný časopis Economist ešte v roku 2001 a ktorý sa zaoberal tým, či dokážu správne plánovať svoj čas študenti amerických univerzít. Minulý rok uskutočnila vlastný výskum v oblastí plánovania času medzi študentmi brnenských vysokých škôl spoločnosť ADK, producent diárov na báze zásad Time managentu. Cieľom bolo získať poznatky a informácie o tom, akými prostriedkami, a ako systematicky plánujú českí študenti svoj čas. Výskum zahrnul samozrejme aj využívanie elektronických nástrojov na plánovanie a možnosti internetovej komunikácie.

Plánujú americkí manažéri aj českí študenti

Zatiaľ čo pri výskume realizovanom na amerických univerzitách boli základnými respondentmi bývalí študenti, český výskum pracoval so študentmi súčasnými.

Economist konštatoval, že prakticky 100 percent všetkých sledovaných absolventov, ktorí sa aktívne zúčastňujú na riadení najrôznejších ekonomických subjektov v USA, používa na komunikáciu internet a 64 percent ho využíva aj ako zdroj ďalších informácií. Celých 95 percent z celkového počtu sledovaných pritom používa niektorý z klasických osobných plánovacích systémov, spravidla Day Runner, a len 34 percent tento systém kombinuje s niektorým zo softvérových produktov. Tých je v USA k dispozícii skutočne veľa, mnohé sú dostupné aj cez internet. V posledných rokoch sa však najpoužívanejším štandardom na osobných aj vreckových počítačoch stal Outlook (36 percent respondentov). K používaniu výhradne elektronického plánovacieho systému okrem Outlooku sa prihlásili 4,5 percenta oslovených.

Aj brnenskí vysokoškoláci z fakúlt humanitného a technického zamerania si svoj čas

z veľkej väčšiny už systematicky plánujú. Uviedlo to napokon vyše 80 percent opýtaných. Spomedzi plánujúcich študentov 18 percent využíva striktne plánovanie prostredníctvom elektronických plánovačov - zastúpený bol opäť najmä sofvérový

program Outlook, ale uvedené boli už aj tzv. smart telefóny a vreckové počítače, PDA. Celých 82 percent používa naďalej výhradne papierové plánovacie systémy či diáre, prípadne ich kombinuje s elektronickými.

Zatiaľ sa nepotvrdila vízia, že internet a elektronická komunikácia odošlú papierové plánovače na smetisko dejín. Práca s internetom (vrátane jeho využitia ako zdroja ďalších informácií) sa však stala pre štúdium de facto podmienkou. Brnenské školské informačné systémy, prostredníctvom ktorých sa študenti zapisujú ku skúškam, komunikujú s profesormi či dostávajú

výsledné známky a zápočty, sú totiž prevádzkované práve prostredníctvom internetu.

Zaujímavá je aj skutočnosť, aké formáty uprednostňujú užívatelia papierových plánovačov. Celých 33 percent využíva naj-menší vreckový formát A7.

Niektoré špeciálne funkcie pre plánovanie vychádzajúce z time managementu IV. generácie bývajú pritom kvôli limitu veľkosti súčasťou až väčších formátov (napríklad osobné priority a role, myšlienkové mapy). Až 39 percent účastníkov prieskumu sa rozhodlo pre veľkosť A6, ostatní preferujú podľa výskumu formát A5.

Študenti sa líšia od pracujúcich absolventov tým, že spravidla nepoužívajú veľkosť A4. Tieto uprednostňujú skôr zamestnanci, ktorým malé formáty spravidla nestačia.

Výsledky oboch prieskumov zhodne ukázali, že sa už takmer upustilo od výskumu prínosov plánovacích systémov pri získavaní voľného času. Dôvod je jednoduchý: ušetrený čas (spravidla sa uvádzajú 2 až 3 hodiny denne) hektický životný štýl pracujúcich ľudí často automaticky pohltí ďalšia práca, ľudia ho využijú na dosiahnutie vyšších výkonov.

Vyššia produktivita práce a vyššie príjmy sa následne premietajú do životného štýlu. Mladí pracujúci Američania tak vypĺňajú svoj čas vo väčšej miere aktívnou zábavou, napríklad cestovaním či športom. Aj u českých študentov je tento model podobný, má však svoje špecifiká zapríčinené, najmä nedostatkom finančných zdrojov.

Technológie menia životný štýl - priniesli prelínanie

práce a zábavy

Oba výskumy potvrdili aj výrazný prínos nových komunikačných možností v kombinácii so systematickým plánovaním času, či už ide o kombináciu plánovacích systémov s inteligentnými telefónmi, palmtopmi alebo PDA. Pretože k internetu sa dá dnes už pripojiť takmer kdekoľvek, mení sa životný štýl, a pôvodne vyhranené časti dňa (pracovná, študijná, relaxačná či dokonca rodinná) sa prelínajú. Prácu, štúdium, voľný čas a zábavu tak možno striedať podľa možností a potrieb jednotlivca a jeho okolia. Plánovací systém tak má aj dnes popri moderných technológiách svoje nezastupiteľné miesto a pri správnom využití všetkých možností, ktoré ponúka, môže byť veľkým prínosom.

Americká štúdia naviac zdôrazňuje, že systematické plánovanie času sa premieta do zdravotného stavu a vďaka efektívnejšiemu využitiu času sa ľudia cítia lepšie po telesnej aj duševnej stránke. Čas teda ušetriť dokážeme. Na čo ho potom využijeme, záleží však zasa len na nás. To za nás žiaden systém nevyrieši. Foto - archív

Plánovacie systémy PLS - využívanie v USA (študenti)

Osobný PLS 95 %

Klasický papierový PLS (najviac Day Runner) 61,5 %

MS Outlook 36 %

Elektronický PLS (PDA a i.) 4,5 %

Kombinovaný PLS

(papierový + elektronický, vrátane Outlook) 34 %

Plánovacie systémy PLS - využívanie v ČR

(študenti)

Osobný PLS 85 %

Klasický papierový PLS (najviac ADK) 80 %

Elektronický PLS (Outlook, smartphone PDA, 18 %

Kombinovaný PLS (papierový + elektronický) 2 %