Archív – odborné pracovisko, ktoré preberá, eviduje, ochraňuje a sprístupňuje archívne dokumenty.

Registratúra – súbor všetkých registratúrnych záznamov pochádzajúcich z činnosti organizácie a všetkých záznamov doručených organizácii, ktoré boli zaevidované v registratúrnom denníku a bolo im pridelené číslo spisu.

Registratúrny plán – pomôcka na účelné a systematické označovanie a ukladanie spisov. Člení registratúru do vecných skupín, určuje spisom miesto v registratúre tým, že im pridelí registratúrne značky. Spisom určuje znak a lehotu uloženia.

Spisový obal – neoddeliteľná súčasť spisu. Zakladajú sa doň jednotlivé registratúrne záznamy (podania a vybavenia) spolu s prílohami.

Záznam – písomná, obrazová, zvuková alebo iným spôsobom zaznamenaná informácia, ktorá pochádza z činnosti firmy alebo bola firme doručená.