Za vedomé alebo nedbalé skrátenie lehôt na archiváciu dokladov hrozia podnikateľom finančné postihy. Ak napríklad živnostníci nesplnia predpisy o archivácii dokladov, môžu podľa zákona o účtovníctve dostať pokutu až do jedného percenta z hodnoty majetku firmy.
„Za porušenie zákona o archívoch a registratúre môže ministerstvo vnútra uložiť pokutu až jeden milión korún,“ povedal prezident Slovenskej asociácie malých podnikov Vladimír Sirotka.
Podnikatelia musia uchovávať doklady aj po skončení podnikania. Skartovať ich môžu až po uplynutí lehoty na uloženie, ktorá je stanovená v registratúrnom pláne podnikateľa, čiže v pláne archivácie. „Pred skartáciou dokladov musí podnikateľ písomne požiadať o vyradenie dokladov príslušný štátny archív,“ povedal Sirotka. V žiadosti nesmie chýbať zmienka, ktoré doklady likviduje, kedy vznikli dokumenty, ale aj to, že už uplynula lehota ich povinnej archivácie a nie sú potrebné na potreby rôznych úradov alebo zamestnancov.
Podnikateľ môže doklady zničiť až potom, ako sa k jeho žiadosti vyjadrí štátny archív. V navrhovanej novele zákona o archívoch a registratúrach by archív mal mať na posúdenie žiadosti 30 dní. Ak sa archív podnikateľovi neozve, podnikateľ bude môcť doklady zničiť.
