Ministerstvo školstva Slovenskej republiky v roku 2002 naštartovalo prípravu komplexného Finančného informačného systému pre verejné vysoké školy, ktorý by pomohol ministerstvu a školám efektívne vyhodnocovať a kontrolovať ich hospodárenie a zároveň plánovať svoje rozpočtové požiadavky do budúcnosti. Po troch rokoch sa spúšťa nový finančný informačný systém v rámci projektu SOFIA.
Moderné financovanie - krok k reforme školstva
Už v roku 2002 sa začala na pôde MŠ SR príprava komplexného finančného informačného systému pre verejné vysoké školy, ktorý by pre vysoké školy znamenal predovšetkým efektívnosť. Uľahčil by manažmentom vysokých škôl riadenie, umožnil efektívnu kontrolu a sprehľadnil hospodárenie, pomohol vytvoriť dlhodobú stratégiu financovania pri zohľadnení špecifík každej školy. Naopak Ministerstvo školstva SR si od projektu sľubuje zavedenie poriadku a spravodlivosti a to vďaka efektívnej kontrole hospodárenia škôl a pri transparentnom prerozdeľovaní financií. V týchto dňoch sú prostredníctvom projektu SOFIA, pripojené do centrálneho Finančného informačného systému dve vysoké školy: Univerzita Komenského v Bratislave a Žilinská univerzita. Ostatné vysoké školy (celkovo 20) by mali byť do projektu zapojené najneskôr do konca roka 2007. Nový systém patrí medzi najmodernejšie a plnohodnotné nástroje riadenia spoločnosti. Pokrýva takmer všetky požiadavky vysokých škôl na oblasti ich ekonomického riadenia, ako sú napríklad finančné účtovníctvo, vedenie rozpočtu, spracovanie miezd, obstarávanie a podnikateľská činnosť. Súčasne systém zjednocuje a zprehľadňuje hospodárske výkazy, ktoré ministerstvo pravidelne dostáva od vysokých škôl. "Našou snahou bolo vytvoriť systém, ktorý bude pre naše vysoké školy dobrým finančným poradcom. Po prvýkrát budú môcť školy vedieť, aké sú ich priebežné náklady napríklad na jeden študijný odbor. Verím, že sa všetky vysoké školy do systému prihlásia a tým urobíme ďalší krok k modernému financovaniu vysokého školstva na Slovensku," dodal Martin Fronc, minister školstva Slovenskej republiky.
Víťazné konzorcium
Systém sa do ostrej prevádzky spustil 1. októbra 2005. Inštalácia prvých dvoch škôl vrátane technickej podpory na sedem rokov stála približne 64 miliónov Sk. V prípade, že sa do systému zapoja všetky vysoké školy, cena projektu dosiahne približne 600 miliónov Sk. Dodávateľom projektu SOFIA sa na základe verejnej súťaže stalo konzorcium firiem Siemens Business Services, s.r.o., a VARIAS, a.s. Obidve spoločnosti majú praktické skúsenosti s podobným projektom zo zahraničia. Spoločnosť Siemens Business Services realizovala obdobný projekt v Rakúsku, kde je do centrálneho finančného informačného systému zapojených všetkých 21 vysokých škôl. Spoločnosť VARIAS nasadzovala systém SAP do šiestich moravských vysokých škôl v Českej republike. Peter Prónay, generálny riaditeľ spoločnosti Siemens Business Services s.r.o. na margo konzorcia povedal: "Aj Keď máme vlastné skúsenosti s nasadzovaním podobných projektov v zahraničí, chceli sme ísť na istotu, to znamená mať čo najviac referencií. Zákon o verejnom obstarávaní na Slovensku hovorí, že referencie si môže uplatniť len ten právny subjekt, ktorý ide do tendra. Preto je to v skutočnosti konzorcium štyroch firiem a nie dvoch. Sú v ňom Slovenské a Rakúske zastúpenie SBS a Slovenského a Českého VARIASu". Obe firmy majú skúsenosti takmer rovnaké, preto sa dokázali dohodnúť ktoré moduly bude kto implementovať. Kompetencie v rámci projektu Sofia sú síce podelené, ale realita je taká, že ide o jeden spoločný tím, ktorý by mal nasadzovať aj všetky ďalšie aplikácie pre ostatné univerzity. "Pre Ministerstvo školstva je to väčšia istota, pretože ak by sa s jednou firmou niečo prihodilo, ten druhý partner zostáva v hre. Je to poistka pre budúcnosť", upresnil Prónay.
Tri krajiny, tri projekty
V susednej Českej republike v súčasnosti podobné riešenie využíva približne 1750 užívateľov, čo predstavuje 6 vysokých škôl. Pochvaľujú si najmä to, že je nasadený štandardný medzinárodný aplikačný softvér, ktorý nemá žiadne problémy pri spolupráci so školami v ostatných krajinách Európskej únie. V Čechách celý proces nasadenia projektu prebiehal voľnejšie, čo je dané aj tým, že nebol financovaný z jedného zdroja, ale každá zo šiestich univerzít si ho financovala sama. Tým pádom to riešenie nie je jednotné, ale je to šesť opakovaných implementácií toho istého produktu. Podľa informácií z Českého VARIAsu už aj tam pochopili, že je výhodnejšie zjednotiť riešenie, preto momentálne jedinou plánovanou zmenou je vytvorenie koordinačného centra pre technickú správu projektu. Inými slovami v Českej republike majú zatiaľ systém decentralizovaný. Naopak v Rakúsku nasadený projekt je centralizovaný, vyvinulo sa jednoetalónové riešenie, ktoré používajú všetky Rakúske vysoké školy (21). Tamojšie Federálne ministerstvo školstva, vedy a kultúry definovalo svoj cieľ ako rekonštrukciu účtovného systému univerzít po jednotlivých sekciách. Zákon o vysokých školách totiž v Rakúsku k 1. januáru odčlenil univerzity z federálneho rozpočtu a udelil im autonómiu v administratívnych otázkach. To predpokladá zavedenie podvojného účtovníctva na univerzitách.
Na Slovensku projekt financuje ministerstvo školstva a ako podmienku si zadalo, že musí byť jedno jediné riešenie, ktoré sa samozrejme v nejakých nutných detailoch prispôsobuje špecifikám školy. Ak má napr. niektorá škola takú činnosť, ktorú nemá žiadna iná, tak sa to musí zohľadniť. Základ finančného riadenia, spôsob narábania s faktúrami, objednávkami atď. bude absolútne jednotný vo všetkých školách. Líšiť sa budú len v schvaľovacích mechanizmoch, lebo tie sú dané vnútorným štatútom škôl. Ale školy to pochopili a sú ochotné ohýbať svoje vnútorné smernice, aby mohli nasadený systém efektívne využívať.
Nájdu sa určite aj také školy, ktorým prechod na nový systém spôsobí isté komplikácie, keďže sú zvyknuté na prácu pomocou iného produktu. To či majú školy ozaj záujem prejsť na nový finančný systém mapovala Slovenská rektorská konferencia, kde zdá sa argumenty dostatočne presvedčili rektorov nakoľko je výhodné dostať jednotný systém zafinancovaný Ministerstvom školstva. Tým pádom je otvorená cesta k modernému nástroju, ktorý by si inak mnohé školy nemohli vôbec dovoliť. A to aj napriek tomu, že dnes niečo využívajú a majú to zabehané. Tieto prostredia sú často veľmi rôznorodé a Ministerstvo školstva SR má značný problém získavať niektoré výkazy včas a v úplnosti v akej to požaduje.
Štandardizované riešenie
Nový finančný informačný systém verejných vysokých škôl predstavuje po technickej stránke centrálne riešenie založené na modernom podnikovom systéme SAP R/3. Centrálne riešenie dosahuje výrazné zníženie nákladov na prevádzku a prípadné zmeny systému. Ak by si podobný systém realizovala každá škola samostatne, celkové náklady na inštaláciu a prevádzku počas siedmych rokov by boli až o 50% vyššie. Navyše systém SAP podporuje štandardizované postupy akceptované v celej Európskej únii a vo vzdelávacej sfére pôsobí certifikát SAP ako garancia správnych a kvalitných procesov vnútri organizácie. Pokrýva takmer všetky požiadavky vysokých škôl na oblasti ich ekonomického riadenia, ako sú napríklad finančné účtovníctvo, vedenie rozpočtu, spracovanie miezd, obstarávanie a podnikateľská činnosť. Súčasne systém zjednocuje a sprehľadňuje hospodárske výkazy, ktoré ministerstvo pravidelne dostáva od vysokých škôl. Aktívnych užívateľov systému bude zhruba 1000, ich celkový počet však presiahne hranicu 3500. Prístup do systému, ktorý je priamo napojený na systém Štátnej pokladnice, bude zabezpečený prostredníctvom siete SANET. Verejné vysoké školy sa do systému môžu prihlásiť dobrovoľne a kompletné nasadenie, zaškolenie užívateľov ako aj podpora počas prevádzky je pre nich bezplatná.
Nasadenie takéhoto riešenia trvá vyše pol roka, na prvých dvoch univerzitách je dnes pokusná prevádzka využívajúca už reálne dáta. Od prvého januára je pripravená ostrá prevádzka. "Každý projekt na každej ďalšej škole by zabral zhruba pol roka, keby nebola predpríprava. S touto predprípravou však odhadujeme, že dokážeme do projektu zapojiť za pol roka 4 - 6 univerzít" hovorí Peter Prónay. "Počas prevádzky budeme poskytovať spoločnú službu, my ako dodávateľ a skupina expertov, ktorú si vytvoria školy", dodal. Títo experti by mali radiť tým menej skúseným, čo by malo zabezpečiť, že sa bude zdieľať know how pri využívaní systému.
"Od nového finančného informačného systému očakávam výrazné zefektívnenie riadenia, maximálne presnú evidenciu hospodárenia, rýchly a komfortný prístup zodpovedných pracovníkov k aktuálnym stavom finančných prostriedkov. V neposlednom rade vítam široké možnosti výberu prehľadných výstupov, akými sú napríklad skutočné náklady na štúdium jedného študenta daného študijného programu," zhodnotil svoje očakávania František Gahér, rektor Univerzity Komenského v Bratislave. Podobne víta nový systém aj rektor Žilinskej univerzity Ján Bujňák: "Nový systém umožňuje v rámci rezortu centrálne spracovanie hospodárenia vysokých škôl. Navyše predchádzajúci ekonomický informačný systém neumožňoval sledovanie nákladov na jednotlivých pracoviskách a projektoch. Ďalšou výhodou je, že pri prevádzke sa naďalej využíva súčasná akademická počítačová sieť SANET." n
