Nedostatočné plánovanie manažérov najväčšou stratou času

Priemerná úroveň produktivity predstavovala 61 % využitia všetkých pracovných dní, vyplýva to zo spoločného prieskumu v Austrálii, USA, Veľkej Británii, Francúzsku, Nemecku, Južnej Afrike a Španielsku. Optimálna sa pohybuje na úrovni 85 %. Z priemerného celkového počtu pracovných dní v týchto krajinách (225), 87 nie je využitých, produktívne sa využilo v roku 2003 iba zostávajúcich 138. Oproti predchádzajúcemu roku sa však podarilo sproduktívniť päť dní navyše.

Prieskum takisto identifikoval šesť príčin, ktoré najčastejšie vplývajú na zníženie produktivity, i možné východiská. Najvýraznejší podiel na znižovanie produktivity má nedostatočné plánovanie manažmentu a kontrola a takisto nezodpovedajúca supervízia

(67 %). Za posledné roky sa v tomto smere nezaznamenal žiadny výraznejší posun k zlepšeniu. Pretrvávajú tak hlboko zakorenené problémy: manažéri a nadriadení stále zneužívajú svoj čas. Príčinou môže byť, že spoločnosti týmto problémom nekladú výraznú váhu, resp. nie sú schopné venovať sa im. Posledný prieskum takisto zistil, že svoj podiel na znižovaní produktivity si výraznejšie zaberá aj neprimerane kvalifikovaná pracovná sila. Odborníci tvrdia, že to spôsobuje narastajúce využívanie príležitostnej práce, práce na skrátený úväzok alebo tzv. interim pracovné zdroje, ktorým, na rozdiel od ľudí v trvalom pracovnom pomere, chýba poznanie systémov a procesov vo firme. Naopak, vyžadujú si užšie vedenie a je predpoklad, že môžu zvýšiť aj frekvenciu chybovosti. Vyššia je aj zlá pracovná morálka (11 %). Problémy súvisiace s IT predstavujú 7 % straty času, neefektívna komunikácia 6 %.

Nedostatočné plánovanie manažmentu a kontrola (41 %).

Manažéri tvrdia, že sú čoraz viac zamestnanejší, ale prieskum vedie k záveru, že príliš veľa manažérov sa zaoberá nesprávnymi vecami. Takisto sa potvrdilo, že neexistujú, resp. sú nevhodné spôsoby merania výsledkov. Problémy sa ignorovali, namiesto toho, aby sa predvídali, firmy majú nedostatočné výkazníctvo, nesledujú kľúčové výkonové indikátory, ciele firiem sú buď príliš nízke alebo príliš vysoké, nevychádzajú z podložených údajov, neúspech sa často berie ako bežná prax a navyše sa aj prejavuje v budúcich plánoch. Je preto nevyhnutné pracovať s reálnymi prevádzkovými ukazovateľmi, nielen typickými finančnými, a treba ich používať správnym spôsobom. Netreba sa aj naďalej spoliehať na jednoduché informácie. Odporúčania odborníkov zdôrazňujú potrebu vynaložiť maximálne úsilie, aby skutočný stav firmy nebol len zjednodušeným obrazom výkazov a riadiacich štruktúr, ktoré vo firme sú. Buďte si stopercentne istí, že vaši podriadení vám nehovoria to, čo si myslia, a nechávajú si zlé správy pre seba. Treba byť blízko samotnej realizácii úloh, ľudia navyše často trávia veľa času zorientovávaním sa v náročných spôsoboch, ale na nesprávnych veciach.

Nedostatočná supervízia (26 %)

Nedostatočná supervízia manažmentu je najčastejšie sa opakujúcou príčinou znižovania produktivity. Manažéri na prvých dvoch stupňoch riadenia sú buď nedostupní alebo neefektívni, niekedy oboje. Tento faktor bol zodpovedný za 3 % navyše strateného času než v roku 2002. (pokračovanie na str. 17)

Prieskum zaznamenal: absenciu zručností ľudí; príliš málo času venovaného na predvídanie a predchádzanie problémom; veľa času stráveného na zainteresované prevádzky a zaoberanie sa osobne detailami; neschopnosť pochopenia roly manažéra ako kouča a prostredníka; zlé komunikačné zručnosti; nejasné inštrukcie; akceptovanie lajdáckej pracovnej etiky; nezodpovedajúci tréning manažmentu.

V tejto súvislosti si treba zapamätať, že bežní pracovníci nerozhodujú, čo sa očakáva alebo je prípustné - to je práca manažmentu. Manažéri sú zodpovední za určenie pravidiel a poskytnutie pozitívnej alebo negatívnej spätnej väzby.

Veľa nadriadených stále verí, že robia svoju prácu správne.

Zlá pracovná morálka (11 %)

Pracovná morálka je negatívne ovplyvnená vtedy, keď pracovníci nemajú jasno v tom, čo a prečo sa od nich očakáva. Aké sú vplyvy na slabú pracovnú morálku:

- ľudia sa cítia podhodnotení a slabo odmeňovaní,

- absencia pozitívneho tímového ducha,

- nízka motivácia,

- málo dôrazu na kvalitu,

- neochota vidieť prácu dobre vykonanú,

- slabá potreba dosiahnuť zžitie sa s firmou.

Čo odporúčajú analytici? Potrebujete neustále sa zlepšujúce riadenie, nie neustále sa zlepšujúceho manažéra!

Nedostatočne kvalifikovaná pracovná sila (9 %)

Prieskum potvrdil zníženie flexibility pracovnej sily, absenciu multi-taskingu, zamestnanci vykonávajú úlohy, na ktoré neboli primerane vyškolení, narušenie práce nedorozumeniami a chýbajúcim zaškolením, riadiaci pracovník nerozumie schopnostiam jednotlivcov, a preto nerozvíja ich talenty primerane.

Je potrebné rozvíjať schopnosti ľudí zapojením na plný čas do projektov. Predtým, ako sa presunú manažéri a supervisori do iných oblastí, treba mať potvrdené, že danej oblasti rozumejú, nielen, že rozumejú riadeniu. Presun ľudí musí byť založený na schopnostiach.

Problémy súvisiace s IT (7 %)

Problémy spojené s IT zahŕňajú:

- komunikácia prostredníctvom e-mailu v momentoch, keď by bola viac vhodná osobná komunikácia,

- príliš veľa informácii, než je vhodné,

- produkuje sa príliš veľa údajov a nie dostatok informácií,

- strata času stráveného hľadaním nesprávne umiestnených alebo zle uložených informácií,

- nefungujúce počítače,

- poškodené údaje vírusmi,

- systém neumožňuje komunikáciu jedného s druhým,

- uchovávanie dát, ktoré nie sú potrebné,

- zapojenie IT do existujúcich procesov namiesto preskúmania, prestavenia alebo rozvoja toho, ktorý už existuje a potom implementácia IT.

Ľudia stále mylne považujú technológie za všeliek na produktivitu. Napokon IT môžu len čiastočne doplniť produktivitu firmy.