Základom efektívneho riadenia podniku je získať v každom momente dokonalý prehľad o aktuálnej situácii z pohľadu účtovníctva a financií. Kým účtovník preferuje číselné prehľady pohybov zostavené do prehľadných zostáv, riadiaci manažment najlepšie získa prehľad z finančných tabuľkových analýz a grafov.

Práve túto skutočnosť si uvedomili vývojári z českej spoločnosti Cígler Softvér, ktorí s dlhoročnou tradíciou prezentujú na trhu úspešný balík ekonomickej a účtovnej agendy s názvom Money S3, ktorá je k dispozícii vo viacerých variantoch (viď tabuľka).

Najpoužívanejšie funkcie vždy po ruke

Celý systém s nízkymi nárokmi na výkon počítačov (avšak s ochranou hardvérovým kľúčom) je navrhnutý modulárnym spôsobom, ktorý využíva prvky moderného zoskupovania súčastí do pracovnej plochy. Kým pri bežných softvérových balíkoch systém obmedzuje používateľa pevne daným prostredím programu, v tomto prípade je k dispozícii vysoká miera prispôsobivosti a modulárnosti. Tá je dosiahnutá vytvorením pracovného prostredia, ktoré účelne využíva celú zobrazovaciu plochu monitora.

Jednotlivé aktivity sú prezentované názornými ikonami, ktoré vývojári obohatili o komentáre. Začiatočníci môžu siahnuť po využití funkcie nástenky, kde si ku každej ikone môžu pripísať svoje postrehy a poznámky, ktoré im pomôžu pri práci. Tu sa dajú okrem vlastných poznámok vytvárať i zápisy, ktoré budú pri práci v sieti prístupné všetkým používateľom systému. Vzniká tak nový priestor pre komunikáciu. Pracovný priestor možno rozdeliť na viacero samostatných plôch s rôznym rozložením nástrojov. Umožňuje to účelne si prostredie prispôsobiť tak, aby bola po ruke vždy ponuka tých funkcií, ktoré sú na príslušnom pracovisku najpoužívanejšie.

Vytvorené profily možno medzi sebou prepínať. Nie každý systém je však dokonalý. Zároveň sa štandardne v programe otvorí iba jedno dialógové okno a tak používateľ nedokáže prehliadať údaje z viacerých modulov súčasne, či otvoriť si niektorý modul niekoľkonásobne, čo by zaiste mnohokrát bolo výhodné. Kto je zvyknutý na takýto štýl práce, ten si bude musieť agendu naštartovať vo viacerých bežiacich kópiách, alebo si na úkor spomalenia aktivovať mnohonásobné pohľady v menu.

Obe formy účtovníctva

Základom systému je, samozrejme, účtovníctvo, ktoré je postavené na princípe dokladovosti a časovej súslednosti. Každý záznam alebo pohyb je teda účtovným odrazom existujúceho dokladu, ktorý je k zápisu linkovaný. To napomáha k vernej interpretácii aktuálneho stavu, či už si na mušku zoberieme jednoduché alebo podvojné účtovníctvo, ktoré sú súčasťou systému. Podvojné účtovníctvo disponuje prehľadnou analytikou odvíjajúcou sa od modifikovateľnej účtovnej osnovy, mechanizmom výpočtu saldokonta, priamym prepojením s pokladnicou, účtami a ceninami, systémom kontroly úhrad s upomienkovaním a prepracovaným systémom uzávierok. Pre jednotlivé druhy dokladov je možné definovať samostatné číselné rady a zjednodušiť si zadávanie údajov systémom číselníkov. Rozklad dokladov na preddefinované predkontácie a generovanie zostáv sú samozrejmosťou. Vývojári predvídavo zabezpečili i jednoduché prepínanie účtových období a zmenu "účtovného" dátumu, ktorý je použitý ako základ pre všetky operácie výpočtu lehôt splatnosti a podobne. To je zvlášť výhodné pri dávkovom účtovaní. Obe formy účtovníctva možno prevádzkovať súčasne.

Nechýba podpora pre rozpočtové a príspevkové organizácie s ich účtovnými špecifikami. Priame nadviazanie na platnú legislatívu so včasnou aktualizáciou je rozhodujúcim kritériom pri výbere účtovnej agendy. V tomto prípade sú odozvy vývojárov promptné a pružne reagujúce na meniacu

sa situáciu, ktorá je so vstupom do Európskej únie vážnou témou na horúce diskusie. Systém rieši nové členenia DPH, umožňuje generovať výkaz Inrastat, súhrnné hlásenia DPH, rovnako možno pracovať s bankovými účtami vo formáte IBAN, či počítať so samouplatňovaním DPH pri dovoze z EÚ. Počas prvého roka po zakúpení systému sú aktualizácie k dispozícii bezplatne, pre ďalšie roky ide o platenú službu.

Podpora internetového obchodovania

Popri účtovníctve je vždy dôležitým modulom logistika a skladové hospodárstvo. Systém pracuje s prehľadnou hierarchickou štruktúrou neobmedzeného množstva skladov, skladových skupín a kmeňových kariet. Okrem tovarových položiek sa ponúka evidencia služieb, tovarových skupín na úrovní sád a kompletov, ako i výrobkov a to metódami A (sledovanie pohybu zásob) i B (priamy vstup obstarania do nákladov). Oceňovanie sa odvíja od nákupných cien s možnosťou rozpočítania obstarávacích nákladov, pričom pri výdajoch možno použiť metódu vážených priemerov a FIFO. Pre jednotlivé položky sa dajú definovať rôzne cenové hladiny predajných cien a systém zliav. To nadväzuje na vytváranie cenníka a exporty pre podporované internetové obchody. Pre zdokonalenie sledovania pohybu tovarov je možné pre zvolené položky aktivovať sledovanie výrobných čísiel (s podporou čítačiek čiarových kódov) a dodávok, čím sa získa presná identifikácia tovarov pri výdaji a reklamačnom konaní, či sledovanie expirácie jednotlivých položiek. Systém disponuje širokými možnosťami vytvárania analytických a prehľadových zostáv, ktoré dokážu urobiť názorný prehľad o štrukturálnom členení, časovom rozložení a rozdelení jednotlivých pohybov a stavov. Aby však bola logistika zvládnutá v plnom rozsahu, skladový systém je podporený kompletným cyklom logistického zabezpečenia počínajúc pri dopytoch, cez ponuky až po objednávky.

Popri hotovosti faktúry

Nadväzujúcim systémom na skladové hospodárstvo je fakturácia na vstupe a výstupe. Tá je optimalizovaná tak, aby pri jednoduchých prípadoch obsluhu nezaťažovala komplikovanými postupmi. Okrem klasického vyhotovenia faktúry z dodacích listov s položkami (tu je možné kombinovať viacero zdrojových dokladov súčasne) dokážete vytvárať faktúry bezpoložkové so sprievodným textom a zadanou hodnotou bez vytvorenia väzby na skladové pohyby. Špecialitkou je hromadná fakturácia, ktorú možno spúšťať automaticky pre vopred zvolené subjekty z adresára ako i variabilita výstupných zostáv. Faktúra tak môže byť vytlačená i vo forme dobierkovej či balíkovej sprievodky a podobne.

Majetok pod drobnohľadom

Evidencia drobného a investičného majetku v ničom nezaostáva evidenciou zásob. Jednotlivé položky sa dajú podrobne členiť a rozdeľovať do skupín, pričom súčasťou evidenčných kariet sú i podrobné údaje o záruke, rozmeroch, umiestnení (s časovým priradením k pracovníkovi), či odpisovom pláne vzájomne oddeľujúcom účtovné a daňové odpisy. Dlhodobé nasadenie v praxi prinieslo i zakomponovanie špeciálnych metód odpisovania, evidencie lízingového majetku či priebežného zhodnotenia. Jednotlivé pohyby sa do účtovníctva prenášajú samostatne alebo súhrnne skupinovo.

Osoby v prepojení s personalistikou, mzdami a automobilmi

Mzdy a personalistika reflektujú na potreby podnikov s malým a stredne veľkým počtom zamestnancov s previazaním na ostatné moduly (kniha jázd, evidencia majetku...). Dostupné funkcie pokrývajú všetky spôsoby odmeňovania, aplikovanie pravidiel platného daňového systému a jednotlivých odvodov. Na uľahčenie práce systém ponúka vytváranie rozsiahleho množstva zostáv, potvrdení a prehľadov. Kto by sa však do bežných rozmerov tohto modulu "nevošiel", ten môže využiť na túto činnosť samostatný softvérový balík na riadenie ľudských zdrojov s názvom Human z produkcie spoločnosti HOUR software. Oba systémy vzájomne spolupracujú a pripravuje sa ich prepojenie na báze otvoreného štandardu XML.

Kniha jázd a evidencia vozidiel

Tvoria samostatný funkčný modul, ktorý je digitalizovanou verziou papierových denníkov. Zbytočne by sme tu hľadali nejaký inteligentný spôsob rozpisu najazdených kilometrov na preddefinované druhy jázd. Možno však využiť automatické dopočítavanie hodnôt kilometrovníka a ručne voliť preddefinované druhy jázd i s popismi a počtom najazdených kilometrov.

Netradičným, avšak do budúcnosti mocným prvkom je nadviazanie systému na internetové obchody inShop, Vltava 2000 a mujobchod.cz. Tu prebieha komunikácia s internetovými portálmi takmer transparentne s možným odlíšením objednávok v systéme s prenášaním stavu vybavenia na internet. Keďže je však systém orientovaný zväčša na české systémy, našinci si túto možnosť asi môžu vychutnať iba so systémami InShop a MôjObchod. S elektronickými rozhraniami súvisí i nadviazanie na bankovníctvo a možnosť importovania kurzových lístkov niektorých bánk. Pre možnosť previazania eBusiness podniku s okolitým prostredím je potrebné, aby sa dali údaje zo systému pripraviť do formy otvorených štandardov spracovateľných inými systémami. Tu prichádza na pomoc podpora exportu a importu dát vo formáte XML (pre staršie systémy vo forme DBF), čo otvára možnosti napríklad pre komunikáciu s dodávateľmi, obchodnými reťazcami, či klientmi.

Najdôležitejšie údaje stále na očiach

Inovatívnym prvkom je informačný modul Money S3 Dnes prístupný prostredníctvom internetového prehliadača či sumarizačnej stránky klienta elektronickej pošty. Ten sprístupňuje pre manažéra okamžitý náhľad na najdôležitejšie údaje čerpané z ekonomického balíka. Okrem upozornenia na narodeniny či meniny zamestnancov je okamžite prístupný pohľad na aktuálne zostatky účtov a pokladní, sumárne údaje o pohľadávkach a záväzkoch, počty vystavených dokladov v časových obdobiach či rôzne prehľady zásob. Kto chce mať informácie stále "na očiach", ten si prehľad umiestni priamo na aktívnu pracovnú plochu svojho systému.

Celkovo možno povedať že ide o vyspelý balík, ktorý okrem účtovníctva pokrýva i ekonomiku podniku. Poskytne teda zaujímavé informácie nielen účtovníkom, ale i riadiacim pracovníkom pozerajúcim sa na hospodárenie podniku "cez financie".