o vybaviť dnes, musím určite vybaviť zajtra. Lenže zajtra ma tiež čaká poriadne nabitý deň... Jednoducho nemám šancu urobiť všetko, čo musím.

Ľudia odchádzajú zo zamestnania unavení, nespokojní s nedokončenou prácou. Pritom ich znervózňuje vyhliadka na ďalší pracovný deň a vedomie, že zase nebudú stíhať. "Neustále napätie a pocit nespokojnosti s prácou pôsobia demotivujúco," varujú psychológovia.

"Keď je človek dlhodobo vystavený časovému stresu, oberá ho to o pokoj a sústredenosť, ktorú by pri práci potreboval. Preto sa jeho výkonnosť stále znižuje." Výkony sa zhoršujú, takže stíhate poriadne urobiť stále menej, zhoršuje sa aj kvalita práce, takže vy aj vaše okolie ste stále nespokojnejší. Až nakoniec bežíte pracovnými dňami bez úsmevu trieskajúc dverami a pred sebou tlačíte kopu nevybavených a nedokončených vecí.

Úlohy typu A majú absolútnu prednosť

Jediným spôsobom ako uniknúť z večného kolotoča nestíhania je začať svoj čas plánovať. Najlepšie je urobiť si denný plán písomne - získate tým zároveň aj lepší prehľad o veciach, ktoré vás čakajú. Aj keď chcete dosiahnuť jeden konkrétny cieľ, je dobré vytvoriť si plán. Ten vám umožní koncentrovať sa na jednotlivé kroky a monitorovať aj ich úspešnosť. Myslite pri tom stále na to, že je to váš čas, a že ho máte málo a preto je cenný.

Odborník v oblasti manažmentu výkonnosti Ivan Burger radí: Rozdeľte si úlohy do troch skupín: A - veľmi dôležité úlohy, ktoré nemožno zveriť inému , B - dôležité úlohy, ktoré možno delegovať na spolupracovníkov, C - úlohy s malým významom z hľadiska dosiahnutia hlavných cieľov. Do denného plánu zaraďte jednu až dve úlohy z kategórie A, napríklad 3 hodiny, 2 - 3 úlohy z kategórie B, napríklad 1 hodinu, a niekoľko úloh C asi 1 hodinu a ostatok venujte rezerve.

Kedy ste najvýkonnejší?

Plánovaním priorít využijete svoje sily predovšetkým na dôležité a úlohy, a ak sa pracovný deň nevydarí, splníte aspoň to najdôležitejšie. Tie najdôležitejšie a najzložitejšie veci si naplánujte na čas medzi ôsmou a jedenástou hodinou - vtedy je duševná výkonnosť spravidla najvyššia. Skoro ráno alebo v čase popoludňajšieho útlmu vybavujte rutinu, potrebné telefonáty a porady, ktoré si nevyžadujú zvlášť veľkú koncentráciu. Ak potrebujete pracovať aj večer, úlohy typu B si naplánujte v čase druhého výkonnostného vrcholu.

Čas nám kradnú aj pracovné telefonáty a maily

"Mnohí manažéri nedokážu predvídať a iba reagujú na situácie okolo seba namiesto toho, aby im predchádzali," tvrdí Ivan Burger. Pracovný deň takýchto ľudí je potom plný neplánovaných aktivít a stresu spôsobeného súčasným riešením rôznych vecí. Na to hlavné - plánované úlohy a tvorivé činnosti tak zostáva iba čas po pracovnom čase.

"Ale nedostatok pracovného času si nezapríčiňujeme len svojím pracovným štýlom," hovorí Burger a vyratúva "zlodejov času". Sú to príliš dlhé alebo mimopracovné telefonáty, návštevy, rôzne porady stretnutia a schôdze, ktorých výsledky nie sú adekvátne dĺžke trvania. Mnohé firmy preto upozorňujú pracovníkov na nevhodnosť tráviť pracovný čas písaním súkromných mailov alebo telefonátov. Sú však aj také podniky, ktoré zakázali aj takmer všetku vnútropodnikovú pracovnú korešpondenciu okrem urgentných prípadov a aj tu trvajú na informácii krátkej a presnej. "Keby som mal riadne venovať každému kúsku dennej pošty, nerobil by som nič iné," vysvetľuje vrcholový manažér Rado Hubka. "Dohodli sme sa preto vo firme na každodenných operatívnych poradách, kde krátko zhrnieme včerajšok a stručne si povieme, čo koho očakáva dnes. Keď treba ihneď sa dohovoríme aj na spoločnom postupe a nemusíme si posielať siahodlhé maily."

Viete sa rozhodnúť, čo chcete naozaj?

I keď zvládnuť tieto technické záležitosti nie je ľahké, naše problémy s časom sa ich zvládnutím nekončia. V prvom rade si totiž musíte odpovedať na úplne zásadné otázky: čo vlastne chcete v živote dosiahnuť? Aké sú vaše skutočné ciele? Podľa nich si musíte stanoviť priority. Lebo tie logicky budú iné vtedy, keď ašpirujete na vedúce miesto vo vašej spoločnosti, alebo vám nedá spať možnosť úplne inej životnej cesty. Preto sa musíte hneď na začiatku sústrediť najmä na to čo je pre vás z tohto uhla pohľadu najdôležitejšie. "Ne-treba sa zameriavať ani tak na to, čo robiť, ale skôr prečo to robiť," upozorňuje Ivan Burger. (gal)