štátny zamestnanec mimoriadnej významnosti si v pevne zviazanom zošite s očíslovanými stranami osobne zapisuje svoje stretnutia s osobami, ktoré nie sú zamestnancami úradu a s ktorými sa v úrade stretol. Rovnako si vedie zoznam stretnutí mimo úradu s osobami, ktoré sú účastníkmi konania pred úradom alebo ktorých záujmy ovplyvňujú jeho konanie

štátny zamestnanec zaznamenáva dátum, čas stretnutia, meno a priezvisko osoby, ak sa stretne s osobou zastupujúcou firmu, uvedie aj jej názov, dôvod stretnutia, v poznámke napíše, či k stretnutiu došlo v úrade, alebo mimo úradu

štátny zamestnanec nie je povinný informovať účastníka stretnutia, že sa jeho meno ocitne v tzv. denníku stretnutí